Excel бағдарламасында деректерді енгізудің Dos және Dont-ті

01-ден 08-ге дейін

Excel деректеріне кіру шолу

Бұл оқулық деректерді Excel, Google Spreadsheets және Open Office Calc сияқты электрондық кесте бағдарламаларына енгізудің негізгі DOs және DON'Ts бағдарламаларын қамтиды.

Деректерді дұрыс енгізу алғашқы рет проблемаларды болдырмайды және формулалар мен диаграммалар сияқты бірқатар Excel құралдарын және мүмкіндіктерін пайдалануға мүмкіндік береді.

DOs және DON'Ts:

1. Электрондық кестеңізді жоспарлаңыз
2. Қатысты деректерді енгізу кезінде бос жолдарды немесе бағандарды қалдырмаңыз
3. Жиі сақтау және екі орынға сақтау
4. Сандарды баған тақырыбы ретінде пайдаланбаңыз және деректерді біріктірмеңіз
5. Формулаларда ұялы сілтемелерді және аталмыш ауқымды пайдалану
6. Бекітілмеген формулалар бар ұяшықтарды қалдырмаңыз
7. Деректеріңізді сұрыптау

Электрондық кестеңізді жоспарлаңыз

Деректерді Excel бағдарламасына енгізу туралы сөз қозғағанда, теруді бастамас бұрын бірнеше жоспарлауды жасау жақсы идея.

Жұмыс парағының қайсысы қолданылатындығын білу, ол құрамында болатын деректер және сол деректермен не орындалатыны жұмыс парағының соңғы орналасуына қатты әсер етуі мүмкін.

Электрондық кестені оны тиімдірек ету және жұмыс істеуді жеңілдету үшін қайта ұйымдастыру қажет болса, теруден бұрын жоспарлау уақытты үнемдеуі мүмкін.

Қарастыру керек

• Электрондық кестенің мақсаты қандай?
• Электрондық кесте қанша деректерді ұстайды?
• Диаграммалар қажет пе?
• Электрондық кесте басылып шығарылсын ба?

Электронды кестенің мақсаты қандай?

• Электрондық кестенің мақсаты деректердің орналасуын анықтауға көмектеседі, өйткені маңызды ақпарат көрінетін және оңай қол жетімді болуы керек.
• Қандай есептеулер қажет? Есептер қандай формулалар мен функцияларды қажет ететініне және олар қай жерде орналасатындығына әсер етеді.

Электрондық кесте қаншалықты көп болады?

Электрондық кесте бастапқыда ұсталатын деректер саны және кейінірек қанша қосылатыны пайдаланылған жұмыс парақтарының санын әсер етеді.

• Деректерді тым көп таратпаңыз, себебі ол белгілі бір ақпаратты табу қиынға түседі және бірнеше парақтар мен жұмыс кітаптарын қамтитын есептер Excel жұмысының нәтижелеріне әсер етуі мүмкін.
• Үлкен жұмыс парақтарында пайдаланушыларға ақпарат көру үшін жұмыс парағының төменгі жағына жылжытуға мәжбүрлеуді емес, маңызды бағанды ​​жалпы баған тақырыптары үстінде көрсету пайдалы.

Диаграммалар қажет пе?

Деректердің барлығы немесе бөлігі диаграммада немесе диаграммаларда көрсетілсе, бұл ақпарат орналасуына әсер етуі мүмкін,

• Диаграмманың түріне қарай, деректерді бояғыш диаграммалар үшін жиынтық аумақты пайдалану сияқты әр түрлі топтау қажет болуы мүмкін.
• Үлкен электрондық кестелер үшін, диаграммаларды жинақтауды жеңілдету үшін бөлек беттерге жылжытуға болады

Электрондық кесте басып шығарылады ма?

Егер портрет немесе ландшафты орналасу таңдалатындығына және қажет парақтардың санына байланысты деректердің барлығы немесе кейбірі басып шығарылса, деректер қалай ұйымдастырылғанына әсер етуі мүмкін.

• Егер әдеттегі хат өлшеміндегі қағазда (8 1/2 X 11) портреттік көрініс пайдаланылса, барлық тақырыптардың бір парақта көрінуі үшін бірнеше бағанның астындағы жолдардың көп бөлігін орналастырыңыз.
• Бірнеше парақ қажет болса, деректерді оңайырақ ету үшін әр беттің жоғарғы жағында баған тақырыптарын басып шығаруды қарастырыңыз.
• Деректердің көптеген бағандарын басып шығару қажет болса, ландшафты орналасуы барлық тақырыптарды бір бетте сақтауы мүмкін. Егер бірнеше парақ қажет болса, әр беттің жоғарғы жағындағы баған тақырыптарын басып шығарыңыз.
• Егер диаграммалар басып шығарылса, оларды бөлек параққа жылжыту тапсырманы жеңілдетеді.

02/08

Қатысты деректердегі бос жолдарды немесе бағандарды қалдырмаңыз

Деректер кестелерінде немесе тиісті деректер ауқымында бос жолдар немесе бағандар қалдыру диаграммалар, айнымалы кестелер және кейбір функциялар сияқты Excel мүмкіндіктерінің санын дұрыс пайдалануды қиындатады.

Деректерді қамтитын жолда немесе бағандағы бос ұяшықтарда тіпті жоғарыдағы суретте көрсетілгендей мәселелер туындауы мүмкін.

Бос бос орындардың болмауы, Excel бағдарламасының сұрыптау , сүзу немесе AutoSum сияқты мүмкіндіктер пайдаланылған жағдайда, барлық ауқымдағы барлық деректерді табуға және таңдауға мүмкіндік береді.

Бос жолдарды немесе бағандарды қалдырудың орнына, деректерді бөліп, оқуға жеңілдету үшін шекараларды немесе тақырыпты және белгілерді батыл немесе асты сызып қолданыңыз.

Мүмкін болған кезде деректер бағаныңызды ескеріңіз.

• Электрондық кестеңізді орналастырған кезде кестенің бірінші бағанының жоғарғы жағындағы сипаттама тақырыбын төмендегі деректермен орналастырыңыз.
• Бірнеше деректер сериясы болса, оларды бағандарда (солдан оңға қарай) екінші жоғарғы жағынан әрбір деректер сериясының тақырыбымен тізімдеңіз.

Байланыстырылмаған деректерді бөлек қалдырыңыз

Байланысты деректерді бірге сақтау кезінде маңызды болып табылады, сонымен бірге деректердің өзара байланыссыз ауқымын бөлек жүргізу пайдалы болуы мүмкін.

Бос кестелер мен жолдарды әртүрлі деректер ауқымдары немесе жұмыс парағындағы басқа деректер арасында қалдыру Excel бағдарламасының тиісті ауқымдарын немесе деректер кестелерін дұрыс анықтау және таңдауын жеңілдетеді.

03 08

Жиі сақтау

Жұмысты үнемі үнемдеудің маңыздылығы көбінесе тым жиі айтылмайды.

Әрине, егер сізде Google Spreadsheets немесе Excel Online сияқты веб-негізделген электрондық кестені пайдалансаңыз, үнемдеу мәселе емес, өйткені бағдарламада сақтау мүмкіндігі жоқ, орнына, автоматты сақтау функциясымен жұмыс істейді.

Дегенмен, компьютерлік бағдарламалар үшін екі немесе үш өзгерістен кейін - деректерді қосу, пішімдеуді өзгерту немесе формуланы енгізу - жұмыс парағын сақтау.

Егер бұл тым көп болса, кемінде әрбір екі немесе үш минут үнемдеңіз.

Соңғы бірнеше жыл ішінде компьютерлер мен компьютерлік бағдарламалардың тұрақтылығы айтарлықтай жақсарғанымен, бағдарламалық жасақтама әлі де құлдырап, қуат өшіп қалады және басқа адамдар кейде қуат кабелінен шығып, қабырғадағы розеткадан шығарады.

Және бұл орын болғанда, үлкен немесе кішкентай деректердің жоғалуы сіз өзіңіздің жасаған нәрсеңізді қайта құруға тырысқан кезде жұмыс жүктемесін арттырады.

Excel бағдарламасында автоматты түрде жұмыс істеу мүмкіндігі бар, ол әдетте өте жақсы жұмыс істейді, бірақ оған негізделмеу керек. Өз деректеріңізді жиі үнемдеу арқылы қамтамасыз етіңіз.

Сақтау үшін қысқа жол

Сақтауды тінтуірді таспаға жылжыту және белгішелерді басу өте күрделі міндет болмауы керек , пернелер тіркесімінің комбинациясын пайдалану арқылы үнемдеу әдеті болу керек:

Ctrl + S

Екі жерде сақтаңыз

Сақтаудың тағы бір аспектісі - деректерді екі түрлі жерде сақтаудың маңыздылығы.

Екінші орын, әрине, резервтік көшірме болып табылады және бірнеше рет айтылды: «Сақтық көшірме сақтандыру сияқты: біреуі бар, сізге қажет болмайды, біреуі болмайды және сіз, әрине, болады».

Үздік сақтық көшірме - түпнұсқадан басқа физикалық жерде орналасқан. Өйткені егер олар файлдың екі көшірмесіне ие болса

• істемейтін бірдей қатты диск бар ма?
• сол компьютерде, ол ұрланса?
• Жерге күйіп жатқан сол ғимаратта?

Веб-негізделген сақтық көшірмелер

Тағы да, резервтік көшірме жасауға көп уақытты қажет етпейтін тапсырма болмауы керек.

Егер қауіпсіздік мәселесі болмаса - жұмыс парағы сіздің DVD-тің тізімін білдіреді - көшірме серверде қалуы үшін жеткілікті болуы үшін веб-поштаны пайдаланып көшірмесін жіберіңіз.

Қауіпсіздік мәселесі болса, веб-сақтау - сол сияқты нәрсеге маманданған компаниямен бірге болса да, бұл опция үшін ақы алынады.

Желідегі электрондық кестелер болған жағдайда, бағдарламаның иелері өздерінің серверлерін резервтейді - бұл барлық пайдаланушы деректерін қамтиды. Бірақ қауіпсіз болу үшін файлдың көшірмесін өз компьютеріңізге жүктеңіз.

08 04

Сандарды баған тақырыбы ретінде пайдаланбаңыз және деректерді біріктірмеңіз

Деректеріңізді анықтау үшін бағандардың жоғарғы жағында және жолдың басында тақырыптарды пайдаланыңыз, себебі олар сұрыптау сияқты операцияларды жасайды, бірақ 2012, 2013 және т.б. сияқты нөмірлерді пайдаланбаңыз - мұны үшін.

Жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, жай сандар бағандары мен жол тақырыптары есептерге қате енгізілуі мүмкін. Егер формулаларыңызда келесі функциялар бар болса:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

ол функцияның дәлеліне арналған деректер ауқымын автоматты түрде таңдайды.

Әдетте, мұндай функциялар біріншіден, олар орналасқан жерде жоғары сандар бағандарын, одан кейін сандардың қатарына арналған сол жаққа қарай қарап, таңдалған ауқымға жай сандар қосылатын кез келген тақырыптар қосылады.

Санаттағы тақырыптар ретінде пайдаланылатын сандар, егер ось белгілері емес, диаграмма ауқымының бір бөлігі ретінде таңдалған болса, басқа деректер сериясы ретінде қате болуы мүмкін.

Ұяшықтағы сандарды мәтін ретінде пішімдеңіз немесе мәтіндік белгілерді «2012 және 2013» сияқты апостроф (') бар әрбір сан алдындағы санмен жасаңыз. Апострофа ұяшықта көрсетілмейді, бірақ ол нөмірді мәтіндік деректерге өзгертеді.

Бірліктерді тақырыптарда сақтаңыз

Әрекет етпеңіз: санақ деректерімен әр ұяшыққа валютаны, температураны, қашықтықты немесе басқа бірліктерді енгізіңіз.

Егер сіз жасасаңыз, Excel немесе Google Spreadsheets барлық деректерді мәтін ретінде көретін жақсы мүмкіндік бар.

Оның орнына, бағанның жоғарғы жағындағы тақырыптарға бірліктерді қойыңыз, ол орын алғандай, бұл тақырыптар кем дегенде мәтін болып табылады және жоғарыда талқыланған мәселені жасамайды.

Сол жақтан мәтін, оңға қарай сандар

Ұяшықтағы деректердің туралануын тексеру үшін мәтіндік немесе нөмірлік деректердің бар-жоғын анықтаудың жылдам жолы болады. Әдепкі бойынша, мәтіндік деректер Excel бағдарламасында солға теңестіріледі және Google Spreadsheets және сан саны ұяшықта оң жаққа сәйкес келеді.

Бұл әдепкі теңестіруді оңай өзгертуге болатынына қарамастан, барлық деректер мен формулалар енгізілгеннен кейін пішімдеу әдетте қолданылмайды, сондықтан әдепкі теңшеу сізге жұмыс парағындағы нәрсеге байланысты біршама ерте түйін береді.

Пайыздық және валюталық рәміздер

Жұмыс парағына барлық деректерді енгізудің жақсы тәжірибесі тек қарапайым нөмірді енгізіп, одан кейін нөмірді дұрыс көрсету үшін ұяшықты пішімдеу болып табылады - бұл пайыздар мен валюта сомаларын қамтиды.

Excel және Google Spreadsheets, сонымен бірге, ұяшыққа енгізілген пайыздық таңбаларды санмен қатар енгізеді және екеуі де доллар белгісі ($) немесе жалпы фунт белгісі (£) сияқты ортақ валюта белгісін таниды, егер олар ұяшық нөмірімен бірге, бірақ Оңтүстік Африка Ранд (R) тәрізді басқа да валюталық рәміздер мәтін ретінде түсіндіріледі.

Потенциалды проблемаларды болдырмау үшін жоғарыда аталған ең үздік тәжірибені орындап, соманы енгізіңіз, содан соң валюта белгісін термей , ұяшықты валюта үшін пішімдеңіз .

05 of 08

Формулаларда ұялы сілтемелерді және аталмыш ауқымды пайдалану

Ұяшық сілтемелері мен аталмыш ауқымдар формулаларда және формулаларды және кеңейтімді, бүкіл жұмыс парағын, қателіктерден және жаңарудан сақтау үшін, формулаларда пайдаланылуы мүмкін.

• Ұяшық сілтемелері - A1, B23 және W987 сияқты ұяшықтың баған әріптері мен жолдардың санының тіркесімі және жұмыс парағындағы деректердің орнын анықтау үшін пайдаланылады.
• Аталған ауқым немесе анықталған атау жұмыс парағында ұяшық немесе ұяшық ауқымын анықтау үшін пайдаланылатын ұяшық сілтемесіне ұқсас.

Формулалардағы деректерге сілтеме жасау

Формулалар Excel бағдарламасында есептеулерді орындау үшін қолданылады - қосу немесе алу.

Егер нақты сандар формулаларға қосылған болса - мысалы:

= 5 + 3

Деректер өзгерген сайын - 7 және 6-ға дейiн, формула редакцияланып, сандар өзгереді, сондықтан формула:

= 7 + 6

Егер оның орнына деректер жұмыс парағындағы ұяшықтарға енгізілсе, ұяшық сілтемелері немесе ауқым атаулары сандарға емес, формулада қолдануға болады.

Егер №5 А-1 және 3-ші ұяшыққа А2 ұяшығына енгізілсе, формула:

= A1 + A2

Деректерді жаңарту үшін A1 және A2 ұяшықтарының мазмұнын өзгертіңіз, бірақ формула бірдей қалады - Excel бағдарламасы формула нәтижелерін автоматты түрде жаңартады.

Егер жұмыс парағында күрделі формулалар бар болса, уақыт пен күш үнемделеді, ал егер бірнеше формулалар бірдей деректерге сілтеме жасаса, онда деректер тек бір жерде өзгертілуі керек және оған сілтеме жасайтын барлық формулалар жаңартылады.

Ұяшық сілтемелерін немесе аталған ауқымдарды пайдалану сонымен бірге жұмыс парағын қауіпсіз етеді, себебі ол қол жетімді болып өзгеретін деректер ұяшықтарын қалдырып, кездейсоқ өзгерістерден формулаларды қорғауға мүмкіндік береді.

Деректерге меңзеу

Excel және Google Spreadsheets бағдарламаларының тағы бір ерекшелігі, олар ұялы сілтемелерді немесе ауқымды аттарды формулаға сілтеме жасау үшін ұяшыққа басуды қамтитын нұсқауды қолдану арқылы формулаларға енгізу мүмкіндігін береді.

Нұсқау дұрыс емес ұяшық сілтемесін теру немесе қате атауын жазуға байланысты қателерді азайтады.

Деректерді таңдау үшін аталған ауқымдарды пайдаланыңыз

Байланысты деректердің аумағын беру үшін атау сортты немесе сүзгілеу әрекеттерін жүргізу кезінде деректерді таңдауды әлдеқайда жеңілдетеді.

Деректер аумағының өлшемі өзгерсе, атау ауқымы Name Manager арқылы оңай реттелуі мүмкін .

08 08

Формулдары бар жасушаларды қорғамаңыз

Көптеген формулаларды түзету және дұрыс ұялы сілтемелерді қолдану арқылы көп уақыт жұмсап болғаннан кейін, көптеген адамдар бұл формулаларды кездейсоқ немесе қасақана өзгертілген өзгерістерге қалдыру қатесін жасайды.

Деректерді жұмыс парағындағы ұяшықтарға орналастырып, одан кейін бұл деректерді формулаларда сілтеме жасай отырып, формулаларды қамтитын ұяшықтарды құлыптайды және қажет болса, оларды қауіпсіз сақтау үшін құпия сөзбен қорғайды.

Сонымен қатар, деректерді қамтитын ұяшықтар құлыптан босатылады, сондықтан электрондық кестені жаңартып отыру үшін өзгерістерді оңай енгізуге болады.

Жұмыс парағын немесе жұмыс кітабын қорғау екі сатылы процесс болып табылады:

1. Дұрыс ұяшықтардың құлыпталғандығына көз жеткізіңіз
2. Қорғаныш парағын қолданыңыз - қаласаңыз, пароль қосыңыз

08 07

Деректеріңізді сұрыптау

Деректеріңізді кіргеннен кейін сұрыптаңыз .

Excel немесе Google Spreadsheets ішіндегі сандық емес деректермен жұмыс істеу әдетте қиын емес, бірақ деректердің көбеюі соншалық, онымен жұмыс істеудегі қиындықтар тиімді.

Сұрыпталған деректерді түсіну және талдау оңай, ал VLOOKUP және SUBTOTAL сияқты кейбір функциялар мен құралдар дұрыс нәтижелерді қайтару үшін сұрыпталған деректерді талап етеді.

Сондай-ақ, сіздің деректеріңізді әртүрлі түрде сұрыптау , алдымен айқын емес тенденцияларды анықтауды жеңілдетеді.

Сұрыпталатын деректерді таңдау

Деректерді сұрыптауға дейін, Excel бағдарламасы сұрыпталатын нақты диапазонды білуі керек, әдетте, Excel деректеріне қатысты деректерді таңдаған кезде өте жақсы - ол енгізілген кезде,

1. қатысты деректердің аумағында бос жолдар немесе бағандар қалдырылмаған;
2. бос жолдар мен бағандар қатысты деректердің аудандары арасында қалды.

Excel деректер ауданында өріс аттары болса және сұрыпталатын жазбалардан бұл жолды шығарса, Excel дәл анықтай алады.

Алайда, Excel бағдарламасына сұрыпталатын ауқымды таңдауға мүмкіндік беру қауіпті болуы мүмкін - әсіресе тексеруге қиын болатын үлкен көлемдегі деректер.

Деректерді таңдау үшін аттарды пайдалану

Дұрыс деректердің таңдалғанына көз жеткізу үшін сұрыптауды бастамас бұрын ауқымды бөлектеңіз.

Егер бірдей диапазон бірнеше рет сұрыпталса, ең жақсы әдіс - бұл атауды беру.

Сұрыпталатын ауқым үшін атау анықталса, атау терезесінде атауды жазыңыз немесе оны ашылмалы ашылмалы тізімнен таңдаңыз және Excel жұмыс парағындағы деректердің дұрыс ауқымын автоматты түрде бөлектейді.

Жасырын жолдар мен бағандар және сұрыптау

Деректердің жасырын жолдары мен бағандары сұрыптау кезінде жылжытылмайды, сондықтан сұрыптау орын алғанға дейін оларды алдын-ала қарау керек.

Мысалы, егер 7-жол 7 жасырылған болса және ол сұрыпталатын деректер ауқымының бір бөлігі болса, ол сұрыптау нәтижесі ретінде дұрыс орынға жылжытылмай, 7-жолда қалады.

Деректер бағандары үшін де солай болады. Жолдар бойынша сұрыптау деректердің бағандарын қайта құруды қамтиды, бірақ B бағаны сұрыптаудан бұрын жасырылған болса, ол B бағаны ретінде қалады және сұрыпталған ауқымда басқа бағандармен қайта реттелмейді.

08 08

Барлық сандар сандар секілді болуы керек

Мәселе: Барлық нөмірлер сандар ретінде сақталғанын тексеріңіз. Егер нәтиже күткеніңіз емес болса, бағанда сандар емес, мәтін ретінде сақталған сандар болуы мүмкін. Мысалы, кейбір есепке алу жүйелерінен импортталған теріс сандар немесе жетекші (apostrophe) көмегімен енгізілген сан мәтін ретінде сақталады.

Деректерді AZ немесе ZA түймешігімен жылдам сұрыптаған кезде, нәрселер қате жіберілуі мүмкін. Деректер ішіндегі бос жол немесе бос бағандар болса, деректердің бір бөлігі сұрыпталуы мүмкін, ал басқа деректер еленбейді. Егер атауларыңыз бен телефон нөміріңіз сәйкес келмесе немесе тапсырыстар дұрыс емес тұтынушыларға жіберілсе, сізде пайда болатын шиеленісті елестетіңіз!

Сұрыптау алдында деректердің дұрыс ауқымын таңдаудың ең қарапайым жолы - бұл атау беру.

Екінші болжам Excel бағдарламасының сұрыпталымына әсер етеді. Таңдалған бір ұяшық болса, Excel бағдарламасы бір немесе бірнеше бос бағандар мен жолдармен шектелген ауқымды (Ctrl + Shift + 8 пернелерін басу сияқты) таңдау үшін кеңейтеді. Содан кейін ол таңдалған ауқымдағы бірінші жолды тақырып ақпараты бар ма немесе жоқ екендігін анықтау үшін тексереді.

Бұл құралдар тақтасының құралдарымен сұрыптау қиын болуы мүмкін - тақырыптың (егер сізде бар болса) Excel бағдарламасы оны тақырып ретінде тануы үшін кейбір қатаң нұсқаулықтарға сай болуы керек. Мысалы, егер тақырып жолында бос ұяшықтар болса, Excel бұл тақырып емес деп ойлайды. Сонымен қатар, егер тақырып жолағы деректер ауқымындағы басқа жолдармен бірдей пішімделсе, онда ол оны танымауы мүмкін. Сондай-ақ, сіздің деректер кестеңіз толығымен мәтіннен тұрса және тақырып жолыңыз мәтіннен басқа ештеңе болмаса, Excel бағдарламасы іс жүзінде барлық уақытта тақырып жолын тани алмайды. (Жол Excel бағдарламасына арналған басқа деректер жолы сияқты көрінеді.)

Тек ауқымды таңдағаннан кейін және тақырып жолының бар-жоқтығын анықтағаннан кейін Excel нақты сұрыптауды жасайды. Нәтижелердің қаншалықты қуанышты екендігін Excel бағдарламасы ауқымды таңдауды және тақырып жолын анықтауды дұрыс деп тапты. Мысалы, Excel бағдарламасы сізде тақырып жолы бар деп санамаса және сіз жасайсыз, онда тақырып сіздің деректеріңізге сәйкес сұрыпталады; бұл әдетте жаман нәрсе.

Деректер ауқымының дұрыс танылғанына көз жеткізу үшін, Excel бағдарламасының таңдалғанын көру үшін Ctrl + Shift + 8 пернелер тіркесімін пайдаланыңыз; бұл сұрыпталатын болады. Егер ол сіздің күткеніңізге сәйкес келмесе, онда сіз кестедегі деректердің сипатын өзгертуіңіз керек немесе Сұрыптау тілқатысу терезесін пайдалану алдында деректер ауқымын таңдауыңыз қажет.

Сіздің тақырыбыңыз дұрыс танылғанына көз жеткізу үшін деректер ауқымын таңдау үшін Ctrl + Shift + 8 пернелер тіркесімін пайдаланыңыз, содан кейін бірінші жолды қараңыз. Егер тақырыпта бірінші жолда таңдалғандар арасында бос ұяшықтар болса немесе бірінші жол екінші жол сияқты пішімделсе немесе сізде бірнеше тақырып жолдары таңдалған болса, онда Excel бағдарламасы сізде ешқандай тақырып жолы жоқ деп болжайды. Мұны түзету үшін Excel жолымен дұрыс танылғанына көз жеткізу үшін тақырып жолыңызда өзгертулер жасаңыз.

Соңында, деректер кестеңіз көп жолды тақырыптарды қолданатын болса, барлық ставкалар өшірілуі мүмкін. Excel оларды қиын уақытта таниды. Бұл тақырыпта бос жолдарды қосуды күтсеңіз, мәселені қосасыз; бұл автоматты түрде жасай алмайды. Дегенмен, сұрыптаудан бұрын сұрыпталатын барлық жолдарды таңдауға болады. Басқаша айтқанда, Excel бағдарламасының сұрыптауын қалағаныңызда ерекше болыңыз; Excel-ге сіз үшін жорамалдарды жасауға рұқсат бермеңіз.
Мәтін ретінде сақталған уақыт пен уақыт

Егер күні бойынша сұрыптау нәтижелері күтілгендей болмаса, сұрыптау пернесі бар бағандағы деректер сандар емес, мәтіндік деректер ретінде сақталған күндерді немесе уақытты (күндер мен уақыттар пішімделген сандар деректері ғана) қамтуы мүмкін.

Жоғарыда келтірілген суретте А Питерсон үшін рекорд тізімнің төменгі жағында аяқталды, егер қарызға алынған күннен бастап - 2014 жылдың 5 қарашасы - рекорд А Уилсон үшін рекордтан жоғары болуы керек еді. қарыз алу күні 5 қараша.

Күтпеген нәтижелердің себебі - А. Петерсонның қарыз алу күні сан ретінде емес, мәтін ретінде сақталған
Аралас деректер және жылдам сұрыптау.

Мәтінді және сан деректерін қамтитын жазбалардың жылдам сұрыптау әдісімен бірге бірге араласады, Excel санды және мәтіндік деректерді бөлек сұрыптайды - жазбаларды сұрыпталған тізімнің төменгі жағында мәтіндік деректермен орналастыру.

Excel-да баған тақырыптарын сұрыптау нәтижелерінде қамтуы мүмкін - оларды деректер кестесінің өріс атаулары емес, тек мәтіндік деректердің басқа жолы ретінде түсіндіру.
Сұрыптау ескертулер - Сұрыптау тілқатысу терезесі

Жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, Сұрыптау тілқатысу терезесі, тіпті бір бағанда да сұрыпталған болса, Excel бағдарламасы мәтін ретінде сақталған деректермен кездескендігі туралы ескертуді көрсетеді және келесіге таңдауды береді:

Нөмірге сан ретінде ұқсайтын кез келген нәрсені сұрыптау
Мәтін ретінде бөлек сақталатын сандарды және сандарды сұрыптау

Егер бірінші параметрді таңдасаңыз, Excel мәтіндік деректерді сұрыптау нәтижелерінің дұрыс орында орналастыруға тырысады.

Екінші опцияны таңдап, Excel бағдарламасы мәтіндік деректерді қамтитын жазбаларды сұрыптау нәтижелерінің төменгі жағында орналастырады.