Excel бағдарламасында SQL Server және Microsoft Access сияқты салыстырмалы дерекқор бағдарламаларының деректерді басқару мүмкіндіктері жоқ. Дегенмен, ол не істей алады, көптеген жағдайларда деректерді басқару талаптарын толтыратын қарапайым немесе жалпылық деректер базасы болып табылады.
Excel бағдарламасында деректер жұмыс парағының жолдары мен бағандарын пайдаланып, кестелерде ұйымдастырылады. Бағдарламаның соңғы нұсқаларында кесте мүмкіндігі бар , ол деректерді енгізуді, өңдеуді және өңдеуді жеңілдетеді.
Әрбір жеке деректер немесе субъекті туралы ақпарат - мысалы бөлік нөмірі немесе адамның мекенжайы - жеке жұмыс парағының ұяшығында сақталады және өріс деп аталады.
Дерекқор шарттары: кесте, жазбалар және өрістер Excel бағдарламасында
Дерекқор - ұйымдасқан түрде бір немесе бірнеше компьютер файлдарында сақталатын байланысты ақпарат жинағы.
Әдетте ақпарат немесе деректер кестелерде ұйымдастырылады. Excel сияқты қарапайым немесе жалпылық деректер қоры бір кестедегі бір тақырып туралы барлық ақпаратты бір кестеде ұстайды.
Реляциялық деректер базасы, екінші жағынан, түрлі кестедегі кестелерден тұрады, әртүрлі, бірақ онымен байланысты тақырыптар туралы ақпарат бар.
Кестедегі ақпарат оңай болуы мүмкін етіп ұйымдастырылған:
- Жаңартылған
- Сұрыпталды
- Түзетілді
- Сүзілген немесе нақты ақпаратты іздейді
Жазбалар
Дерекқордың терминологиясында дерекқор дерекқорға енгізілген бір нақты нысан туралы барлық ақпаратты немесе деректерді сақтайды.
Excel бағдарламасында жазбалар әдетте жұмыс парағының жолдарында бір ақпарат немесе мәнді қамтитын жолдағы әрбір ұяшықпен реттеледі.
Өрістер
Дерекқор жазбасындағы әрбір жеке ақпарат элементі - телефон нөмірі немесе көше нөмірі сияқты - өріс деп аталады.
Excel бағдарламасында жұмыс парағының жеке ұяшықтары өрістер ретінде қызмет етеді, себебі әрбір ұяшықта объект туралы ақпараттың бір бөлігі болуы мүмкін.
Өріс атаулары
Деректерді белгілі бір ақпаратты табу үшін сұрыпталуы немесе сүзгілеуі үшін деректерді деректер базасына ұйымдасқан түрде енгізу маңызды.
Деректер әр жазба үшін бірдей тәртіпте енгізілуін қамтамасыз ету үшін кестенің әр бағанына тақырыптар қосылады. Бұл баған тақырыптары өріс атаулары деп аталады.
Excel бағдарламасында кестенің жоғарғы жолында кестенің өріс атаулары бар. Бұл жол әдетте тақырып жолы деп аталады.
Мысал
Жоғарыдағы суретте бір студентке жиналған барлық ақпарат жеке жолда сақталады немесе кестеде жазылады. Әрбір студент, қаншалықты көп ақпарат жиналса да, кестеде жеке жол бар.
Бір жолдағы әрбір ұяшық бұл ақпараттың бір бөлігін қамтитын өріс болып табылады. Тақырып жолындағы өріс атаулары деректердің барлық оқушылар үшін бірдей бағандағы ат немесе жас сияқты белгілі бір тақырып бойынша барлық деректерді сақтау арқылы ұйымдастырылуын қамтамасыз етеді.
Excel бағдарламасының деректер құралдары
Microsoft Excel кестелерінде сақталған деректердің көп мөлшерімен жұмыс істеуді жеңілдету және оны жақсы күйде сақтауға көмектесу үшін бірқатар деректер құралдарын енгізді.
Жазбаларға арналған пішінді пайдалану
Жеке жазбалармен жұмыс істеуді жеңілдететін құралдардың бірі деректер нысаны болып табылады. 32 нысанға немесе бағанға дейінгі кестелердегі жазбаларды табу, өңдеу, енгізу немесе жою үшін пішінді пайдалануға болады.
Әдепкі пішінде жазбалар дұрыс енгізілгенін тексеру үшін, кестеде орналастырылған тәртіпте өріс атауларының тізімі бар. Әр өріс атының жанында деректердің жеке өрістерін енгізу немесе өңдеу үшін мәтін ұясы.
Әдеттегі пішіндерді жасай отырып, әдепкі пішінді жасау және пайдалану әлдеқайда оңай және жиі қажет.
Қайталанатын деректер жазбаларын жою
Барлық дерекқорлармен жалпы проблема деректер қателігі болып табылады. Қарапайым емле қателерінен немесе деректердің жетіспейтін өрістерінен басқа деректер кестесінің өлшемі өсіп отырғандықтан, деректер жазбаларының қайталануы маңызды мәселе болуы мүмкін.
Excel деректер құралдарының бірі осы көшірмелерді жою үшін пайдаланылуы мүмкін - дәл немесе жартылай көшірмелер.
Деректерді сұрыптау
Сұрыптау деректерді белгілі бір сипатқа сәйкес қайта реттеуге арналған, мысалы, кестені есімнен әліпби бойынша немесе ескіргеннен кішіге дейін сұрыптау.
Excel бағдарламасының сұрыптау параметрлері бір немесе бірнеше өрістер бойынша сұрыптау, күн немесе уақыт бойынша сұрыптау сұрыптау және кестедегі өрістерді қайта реттеуге мүмкіндік беретін жолдар бойынша сұрыптау .