01-ден 02-ге дейін
Excel бағдарламасындағы деректерді қайталауды жою
Excel сияқты электрондық кестелер жиі бөліктердің босалқылары, сату жазбалары және тарату тізімдері сияқты заттар үшін дерекқор ретінде пайдаланылады.
Excel бағдарламасындағы дерекқорлар, әдетте, жазбалар деп аталатын деректер жолдарына реттелген деректер кестелерінен тұрады.
Жазбада әрбір ұяшықтағы немесе өрістегі деректер өрнектеледі - мысалы, компанияның аты, мекен-жайы және телефон нөмірі.
Дерекқор ретінде пайда болатын жалпы проблема деректердің қайталанатын жазбалары немесе жолдары болып табылады.
Бұл қайталану:
- Барлық жазбалар екі немесе одан да көп ұқсас жазбаларға әкеп соқтыратын дерекқорға бірнеше рет енгізіледі
- Бірнеше жазбаларда бірдей деректер бар атаулар мен мекенжайлар сияқты бір немесе бірнеше өріс бар.
Қалай болғанда да, қайталанатын жазбалар дерекқордың ақпаратын біріктіруде пайдаланған кезде бірдей адамға құжаттардың бірнеше көшірмелерін жіберу сияқты көптеген проблемаларды тудыруы мүмкін - осылайша, қайталанатын жазбаларды тұрақты түрде қарап шығу және жою туралы жақсы идея. негізі.
Жоғарыда көрсетілген суреттегі сияқты шағын үлгілерде қайталанатын жазбаларды таңдау оңай болғанмен, деректер кестелері мыңдаған жазбалар болмаса, жүздеген болуы мүмкін, алайда жазбалар қайталанатын жазбаларды таңдау қиынға соғады - әсіресе ішінара сәйкес жазбалар.
Бұл тапсырманы орындауды жеңілдету үшін, Excel бағдарламасында кірістірілген деректер құралы бар, таңқаларлық емес, бірдей және ішінара сәйкестендірілген жазбаларды табу және жою үшін пайдалануға болатын Дубликаттарды жою.
Дегенмен, « Көшірмелерді жою» құралы жобаланған, бірдей немесе ішінара сәйкес жазбалар бөлек қарастырылуы керек.
Себебі Динамаларды жою диалогтық терезесі таңдалған деректер кестесінің өріс атауларын көрсетеді және сәйкес жазбаларды іздестіруге қосу үшін қай өрістерді таңдайсыз:
- Бірдей жазбалар үшін, барлық өрістерді іздеңіз - барлық бағандар немесе өріс атаулары жанындағы тексеру белгілерін қалдырыңыз;
- Жартылай сәйкес жазбалар үшін - сәйкестендіруге болатын өрістердің жанында тексерістерді қалдырыңыз.
Өріс атаулары мен баған әріптері
Жоғарыда айтылғандай, Көшірмелерді жою құралы керекті өрісті немесе баған атауларын тексеру арқылы іздеуге болатын сәйкес өрістерді таңдаған тілқатысу терезесінен тұрады.
Тілқатысу терезесі көрсетілетін ақпарат - өріс атаулары немесе баған әріптері - деректеріңізде жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, деректер кестесінің жоғарғы жағында тақырыптар немесе тақырыптар бар ма екеніне байланысты болады.
Егер ол - тілқатысу терезесінің оң жақ бөлігіндегі опцияны - Менің деректерімнің үстіңгі деректемелері - тексерілсе және Excel осы жолдағы аттарды тілқатысу терезесінде өріс атаулары ретінде көрсететініне көз жеткізіңіз.
Егер деректеріңізде тақырып жолы болмаса, тілқатысу терезесі таңдалған бағалаулар диалогтық терезесінде тиісті баған әріптерін көрсетеді.
Деректердің үзіліссіз ауқымы
Қайта көшірмені жою құралын дұрыс жұмыс істеу үшін деректер кестесі деректердің іргелес ауқымы болуы керек, яғни бос жолдар, бағандар және мүмкіндігінше кестедегі бос ұяшықтар болмауы керек.
Деректер кестесіндегі бланкілер жоқ, тек қана қайталанатын деректерді іздеу кезінде емес, жалпы алғанда деректерді басқару туралы жақсы тәжірибе. Excel бағдарламасының басқа деректер құралдары - сұрыптау және сүзгілеу сияқты - деректер кестесіндегі деректердің іргелес ауқымы болғанда жақсы жұмыс істейді.
Деректер жазбаларының қайталануын қайталаңыз
Жоғарыдағы суретте деректер кестесінде А Томпсон үшін екі ұқсас жазба және Р Холтқа арналған екі жартылай сәйкес жазбалар бар - барлық өрістер студенттің санынан басқа.
Төменде келтірілген қадамдар Қайта тарату деректерін жою құралын қалай пайдалануға болады:
- А. Томпсон үшін бірдей екі жазбаның екіншісін алып тастаңыз.
- R. Holt үшін екінші жартылай салыстырылатын жазбаны алып тастаңыз.
Диалогты жою диалогтық терезесін ашу
- Үлгі дерекқордағы деректерді қамтитын кез келген ұяшықты басыңыз.
- Таспадағы Деректер қойындысын нұқыңыз.
- Деректер кестесіндегі барлық деректерді бөлектеу және Көшірмелерді жою тілқатысу терезесін ашу үшін Көшірмелерді жою белгішесін нұқыңыз.
- Көшірмелерді жою тілқатысу терезесі барлық баған тақырыптарын немесе өріс атауын деректер үлгісінен көрсетеді
- Өріс атауларының жанындағы құсбелгі Excel бағдарламасының қай бағандарын қайталанатын жазбаларды іздестіруге тырысатынын көрсетеді
- Әдепкі бойынша, тілқатысу терезесі барлық өрістер атаулары ашылғанда тексеріледі
Бірдей жазбаларды табу
- Біз осы мысалда толығымен бірдей жазбаларды іздейтіндіктен, біз барлық баған тақырыптарын тексеріп шығамыз
- OK түймешігін басыңыз
Осы сәтте келесі нәтижелерді көруге болады:
- Тілқатысу терезесі жабылып, келесі сөздермен ауыстырылады: 1 қайталанатын мәндер табылды және жойылды; 7 бірегей мәндер қалады.
- A.Tompson көшірмесінің көшірмесі бар жол дерекқордан жойылады
- R. Холт үшін екі бөлікке сәйкес жазбалар бар болса да, барлық өрістер сәйкес емес - екі жазбаның студенттік нөмірі әр түрлі - Excel деректерді бірегей жазба деп есептейді
02 02
Копирайттарды жою арқылы ішінара сәйкестендіретін жазбаларды табыңыз және алып тастаңыз
Бір уақытта бір өрісті тексеру
Excel бағдарламасы таңдалған деректер өрістеріне дәл сәйкес келетін деректер жазбаларын алып тастағаннан кейін, барлық жартылай сәйкес деректер жазбаларын табудың ең жақсы жолы - төмендегі қадамдардағыдай бір уақытта тек бір өріске арналған құсбелгіні алып тастау.
Аты, жасы немесе бағдарламасынан басқа, барлық өрістерде сәйкес келетін жазбаларды іздестіру кейінірек жазбалар ішінара сәйкес келетін барлық мүмкін комбинацияларды жояды.
Ішінара сәйкес жазбаларды табу
- Қажет болса, деректер кестесіндегі деректерді қамтитын кез келген ұяшықты басыңыз
- Таспадағы Деректер қойындысын нұқыңыз.
- Деректер кестесіндегі барлық деректерді бөлектеу және Көшірмелерді жою тілқатысу терезесін ашу үшін Көшірмелерді жою белгішесін нұқыңыз.
- Деректер кестесінің барлық өріс атаулары немесе баған тақырыптары таңдалады.
- Әр өріске сәйкес келмейтін жазбаларды табу және жою үшін, Excel бағдарламасы ескермейтін сол өріс атауларынан басқа құсбелгіні алып тастаңыз.
- Бұл мысалда құсбелгіні алып тастау үшін Оқу идентификаторы бағанының тақырыбының жанындағы құсбелгіні басыңыз.
- Excel енді тек Тегі , Бастапқы және Бағдарлама өрістеріндегі сәйкес деректерге ие жазбаларды іздейді және жояды.
- OK түймешігін басыңыз
- Тілқатысу терезесі жабылып, келесі сөздермен ауыстырылады: 1 қайталанатын мәндер табылды және жойылды; 6 бірегей мәндер қалады.
- Р. Холт үшін ST348-252 студенттік кодымен екінші жазбаны қамтитын жол дерекқордан жойылады.
- Хабар терезесін жабу үшін OK түймешігін басыңыз
Осы сәтте деректер кестесінің үлгісі барлық қайталанатын деректерден бос болуы керек.