Excel бағдарламасындағы деректерді сұрыптаудың 6 жолы

Бұл кеңестер Excel бағдарламасында деректерді сұрыптаудың әр түрлі әдістерін қамтиды. Арнайы ақпаратты келесі беттерден табуға болады:

1. Сұрыптау және сүзгі немесе ыстық пернелер арқылы бір бағаға жылдам сұрыптау
2. Бірнеше бағанға сұрыптау
3. Күндер немесе уақыт бойынша сұрыптау
4. Аптаның, айдың немесе басқа Өзгермелі тізімдердің күндері бойынша сұрыптау
5. Жолдар бойынша сұрыптау - Ретін өзгерту бағандары

Сұрыпталатын деректерді таңдау

Деректерді сұрыптауға дейін, Excel бағдарламасы сұрыпталатын нақты диапазонды білуі керек, әдетте, Excel деректеріне қатысты деректерді таңдауда өте жақсы - ол енгізілген кезде,

1. қатысты деректердің аумағында бос жолдар немесе бағандар қалдырылмаған ;
2. бос жолдар мен бағандар қатысты деректердің аудандары арасында қалды.

Excel деректер ауданында өріс аттары болса және сұрыпталатын жазбалардан бұл жолды шығарса, Excel дәл анықтай алады.

Алайда, Excel бағдарламасына сұрыпталатын ауқымды таңдауға мүмкіндік беру қауіпті болуы мүмкін - әсіресе тексеруге қиын болатын үлкен көлемдегі деректер.

Дұрыс деректердің таңдалғанына көз жеткізу үшін сұрыптауды бастамас бұрын ауқымды бөлектеңіз.

Егер сол ауқым бірнеше рет сұрыпталса, ең жақсы әдіс - бұл атау беру .

01-ден 05-ге дейін

Кілт және сұрыптау тәртібін сұрыптау

Сұрыптау сұрыптау кілтін және сұрыптау ретін пайдалануды талап етеді.

Сұрыптау кілті - сұрыпталатын бағандағы немесе бағандардағы деректер. Ол баған тақырыбы немесе өріс атауы арқылы анықталады. Жоғарыдағы суретте, мүмкін болатын сұрыптау кілттері студенттің идентификаторы, аты , жасы , бағдарламасы және айы басталады

Сұрыптау түріндегі пернесі бар бағандағы жалғыз ұяшыққа жылдам түртіп, сұрыптау кілтінің Excel бағдарламасына қалай айтуға жеткілікті.

Мәтін немесе сандық мәндер үшін сұрыптау реті үшін екі опция өсуі мен кемуі болып табылады.

Таспаның Басты қойындысындағы Сұрыптау және сүзу түймешігін пайдаланған кезде , ашылмалы тізімдегі сұрыптау тәртібі параметрлері таңдалған ауқымдағы деректер түріне қарай өзгереді.

Сұрыптау және сүзу арқылы жылдам сұрыптау

Excel бағдарламасында жылдам сұрыптау Таспаның Басты қойындысындағы Сұрыптау және сүзу түймешігі арқылы жүзеге асырылуы мүмкін.

Жылдам сұрыптауды орындау қадамдары мыналар:

1. Сұрыптау пернесі бар бағандағы ұяшықты басыңыз
2. Қажет болса, таспаның Басты қойындысын нұқыңыз
3. Сұрыптау параметрлері ашылмалы мәзірін ашу үшін Sort & Filter түймешігін басыңыз
4. Өсу немесе кему тәртібінде сұрыптау үшін екі опцияның біреуін басыңыз
5. Деректер дұрыс сұрыпталғанына көз жеткізу үшін тексеріңіз

Таспаны Ыстық кілттерді пайдалану арқылы сұрыптау

Excel бағдарламасында деректерді сұрыптауға арналған пернелер тіркесімінің пернелер тіркесімі жоқ.

Қол жетімді дегеніміз - таспаның Үй қойындысында жоғарыда аталған опцияларды таңдау үшін тінтуір көрсеткішіне емес, басу пернелерін пайдалануға мүмкіндік беретін ыстық пернелер.

• Таспа опцияларына қол жеткізу үшін пернетақтаны пайдалану әрқашан « Alt» пернесін басталады.

Жылдам пернелерді пайдаланып сұрыптау реті бойынша сұрыптау

1. Сұрыптау кілтінің бағанындағы ұяшықты басыңыз
2. Пернетақтадағы келесі пернелерді басыңыз:
3. Alt HSS
4. Деректер кестесінен таңдалған бағаннан A-ға дейін / ең үлкеніне дейін сұрыптау керек

Жылдам пернелер аударылады:
«Alt» пернесі> «Басты бет» қойындысы> «Өңдеу» тобы> «Сұрыптау және сүзу» мәзірі> «Ең кішкентайдан іріге дейін сұрыптау» опциясын таңдаңыз.

Жылдам пернелерді пайдалану арқылы сұрыптауға сұрыптау

Жылдам пернелер тіркесімі арқылы кему тәртібінде сұрыпталатын қадамдар, ыстық пернелер тіркесінен басқа, сұрыптау сұрыпталымына ұқсас:

Alt HSO

Жылдам пернелер аударылады:
«Alt» пернесі> «Басты бет» қойындысы> «Редакциялау» тобы> «Сұрыптау және сүзу» мәзірі> «Іріден ең кішіге дейін сұрыптау» опциясы.

05 02

Excel бағдарламасындағы Деректердің бірнеше бағанына сұрыптау

Деректердің бір бағанына негізделген жылдам сұрыптауды орындаудан басқа, Excel бағдарламасының теңшелетін сұрыптау мүмкіндігі бірнеше сұрыптау пернелерін анықтау арқылы бірнеше бағандарға сұрыптауға мүмкіндік береді.

Көп бағанды ​​сұрыптауларда сұрыптау пернелері Сұрыптау тілқатысу терезесінде баған тақырыптарын таңдау арқылы анықталады.

Жылдам сұрыптау сияқты, сұрыптау пернелері бағандар тақырыбын немесе өріс атауын анықтау арқылы сұрыптау пернесі бар кестеде анықталады.

Бірнеше бағандарға сұрыптау

Жоғарыда келтірілген мысалда деректерді екі баған бойынша H2-L12 аралығындағы деректерді сұрыптау үшін келесі қадамдар жасалды - алдымен атымен, содан кейін жас бойынша.

1. Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. Ашылмалы тізімді ашу үшін таспадағы Сұрыптау және сүзгі белгішесін басыңыз.
4. Сұрыптау тілқатысу терезесін ашу үшін ашылмалы тізімде Custom Sort пәрменін таңдаңыз
5. Тілқатысу терезесіндегі баған тақырыбының астындағы деректерді Атау бағаны бойынша сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Атын таңдаңыз
6. Sort On ( Сұрыптау) опциясы мәндер мәніне орнатылады - сұрыптау кестедегі нақты деректерге негізделгендіктен
7. Сұрыптау Тапсырысы тақырыбының астынан Атау деректерін кему ретімен сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Z-дан A пәрменін таңдаңыз
8. Тілқатысу терезесінің жоғарғы жағында, екінші сұрыптау параметрін қосу үшін Деңгейді қосу түймешігін басыңыз
9. Екінші сұрыптау кілті үшін, Баған тақырыбының астындағы Жасы бағанымен қайталанатын аттары бар жазбаларды сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Жасы таңдаңыз
10. Сұрыптау сұрыптағышы тақырыбының астындағы Жасы деректерін кему ретімен сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Ең үлкен мәнді таңдаңыз
11. Диалогтық терезені жабу және деректерді сұрыптау үшін диалогтық терезеде OK түймешігін басыңыз

Екінші сұрыптау кілтін анықтау нәтижесінде, Жоғарыда келтірілген мысалда, Аты өрісі үшін бірдей мәндермен екі жазба « Age» өрісін пайдаланып кему тәртібімен сұрыпталған, нәтижесінде 21 жастағы А. 19 жастағы екінші А. Уилсон үшін рекорд.

Бірінші жол: баған тақырыптары немесе деректер?

Жоғарыдағы мысалда сұрыптау үшін таңдалған деректер ауқымы деректердің бірінші жолының үстіндегі баған тақырыптарын қамтиды.

Excel бұл жолда кейінгі жолдардағы деректерден өзгеше деректерді анықтады, сондықтан баған тақырыптары болу үшін бірінші жолды қабылдады және оларды қосу үшін Сұрыптау тілқатысу терезесінде қол жетімді параметрлерді реттеді .

Excel бағдарламасында бірінші жолда баған тақырыптары бар-жоқтығын анықтау үшін пайдаланатын бір критерий пішімдеу болып табылады. Жоғарыдағы мысалда бірінші жолдағы мәтін әртүрлі қаріп болып табылады және қалған жолдардағы деректерден басқа түс болып табылады. Ол сондай-ақ төменгі жолдардан қалың шекарамен бөлінеді.

Excel бағдарламасы бірінші жолдың тақырыбы ма екендігін анықтауда осындай айырмашылықты қолданады және оны дұрыс қабылдау өте жақсы - бірақ бұл дұрыс емес. Қате болса, Сұрыптау диалогтық терезесінде құсбелгі бар - Менің деректерімде тақырыптар бар - бұл автоматты таңдауды болдырмау үшін пайдаланылуы мүмкін.

Егер бірінші жолда тақырыптар болмаса, Excel бағанды ​​D әрпінің немесе бағанның E сияқты - Сұрыптау тілқатысу терезесінің баған параметрінде таңдауы ретінде пайдаланады.

03 05

Деректерді Excel бағдарламасында күн немесе уақыт бойынша сұрыптау

Мәтіндік деректерді әліпбилік ретпен немесе санынан ең кішкентайдан санға сұрыптаумен қоса, Excel бағдарламасының сұрыптау опциялары сұрыптау күндер мәндерін қамтиды.

Күндер үшін қол жетімді сұрыптау тәртібі:

• Өсу тәртібі - ең ескі және жаңа
• Кемуі бойынша тапсырыс - ең жаңадан ескі

Жылдам сұрыптау және сұрыптау тілқатысу терезесі

Күндер мен уақыттар тек жай пішімделген сандар деректерінен, бір бағандағы сұрыптар үшін - жоғарыдағы суретте мысалда берілген Күн сияқты - жылдам сұрыптау әдісі сәтті пайдаланылуы мүмкін.

Күндер мен уақыттардың бірнеше бағандарын сұрыптау үшін Сұрыптау тілқатысу терезесін нөмірді немесе мәтіндік деректердің бірнеше бағандарын сұрыптаған кезде қолдануға болады.

Күні бойынша сұрыптау

Күні бойынша тез арада сұрыптау үшін - ең жаңадан бастап - жоғарыда келтірілген мысал үшін қадамдар:

1. Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз
3. Ашылмалы тізімді ашу үшін таспадағы Сұрыптау және сүзгі белгішесін басыңыз
4. Деректерді өсу тәртібінде сұрыптау үшін тізімдегі Ең ескі және ең жаңа нұсқаны таңдаңыз
5. Жазбалар кестенің жоғарғы жағындағы Қарыздалған бағандағы ең ескі күндермен сұрыпталуы керек

Мәтін ретінде сақталған уақыт пен уақыт

Егер күні бойынша сұрыптау нәтижелері күтілгендей болмаса, сұрыптау пернесі бар бағандағы деректер сандар емес, мәтіндік деректер ретінде сақталған күндерді немесе уақытты (күндер мен уақыттар пішімделген сандар деректері ғана) қамтуы мүмкін.

Жоғарыда келтірілген суретте А Питерсон үшін рекорд тізімнің төменгі жағында аяқталды, егер қарызға алынған күннен бастап - 2014 жылдың 5 қарашасы - рекорд А Уилсон үшін рекордтан жоғары болуы керек еді. қарыз алу күні 5 қараша.

Күтпеген нәтижелердің себебі - А. Петерсонның қарыз алу күні сан ретінде емес, мәтін ретінде сақталған

Аралас деректер және жылдам сұрыптау

Мәтінді және сан деректерін қамтитын жазбалар бір-бірімен араласқан кезде, жылдам сұрыптау әдісін қолданғанда, Excel бағдарламасы санды және мәтін деректерін бөлек сұрыптайды - жазбаларды сұрыпталған тізімнің төменгі жағында мәтіндік деректермен орналастыру.

Excel-да баған тақырыптарын сұрыптау нәтижелерінде қамтуы мүмкін - оларды деректер кестесінің өріс атаулары емес, тек мәтіндік деректердің басқа жолы ретінде түсіндіру.

Сұрыптау ескертулер - Сұрыптау тілқатысу терезесі

Жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, Сұрыптау тілқатысу терезесі, тіпті бір бағанда да сұрыпталған болса, Excel бағдарламасы мәтін ретінде сақталған деректермен кездескендігі туралы ескертуді көрсетеді және келесіге таңдауды береді:

• Нөмірге сан ретінде ұқсайтын кез келген нәрсені сұрыптау
• Мәтін ретінде бөлек сақталатын сандарды және сандарды сұрыптау

Егер бірінші параметрді таңдасаңыз, Excel мәтіндік деректерді сұрыптау нәтижелерінің дұрыс орында орналастыруға тырысады.

Екінші опцияны таңдап, Excel бағдарламасы мәтіндік деректерді қамтитын жазбаларды сұрыптау нәтижелерінің төменгі жағында орналастырады.

04 04

Excel бағдарламасындағы Аптаның күндері немесе айлар бойынша деректерді сұрыптау

Excel бағдарламасы күнделікті немесе айларды жұмыс парағына толтыру тұтқасын пайдаланып қосу үшін пайдаланатын бірдей енгізілген теңшелетін тізімін пайдаланып, аптаның күндері немесе айлар бойынша сұрыпталады.

Бұл тізім алфавиттік тәртіппен емес, күндер мен айларды сұрыптауға мүмкіндік береді.

Жоғарыда келтірілген мысалда деректер оқушылар онлайн режиміндегі оқу бағдарламасын бастаған аймен сұрыпталған.

Басқа сұрыптау опцияларымен қатар, реттелетін тізім бойынша мәндерді сұрыптау (жексенбі - сенбі / қаңтар - желтоқсан) немесе кему тәртібінде (сенбі - жексенбі / желтоқсан - қаңтар) көрсетілуі мүмкін.

Жоғарыдағы суретте жыл бойынша айлар бойынша H2 сыныбындағы L12 ауқымындағы деректер үлгісін сұрыптау үшін келесі қадамдар жасалды:

1. Сұрыпталатын ұяшықтар ауқымын бөлектеңіз
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. Ашылмалы тізімді ашу үшін таспадағы Сұрыптау және сүзгі белгішесін басыңыз.
4. Сұрыптау тілқатысу терезесін ашу үшін ашылмалы тізімдегі Custom Sort басыңыз
5. Диалогтық терезеде баған тақырыбының астындағы деректерді жылдың айына қарай сұрыптау үшін Ашылмалы тізімнен басталатын айды таңдаңыз
6. Sort On ( Сұрыптау) опциясы мәндер мәніне орнатылады - сұрыптау кестедегі нақты деректерге негізделгендіктен
7. Сұрыптау сұранысы тақырыбының астынан ашылмалы мәзірді ашу үшін әдепкіден А-дан Я- ға дейін төменгі көрсеткіні нұқыңыз
8. Мәзірде Таңдамалы тізімдерді ашу үшін Таңдамалы тізімін таңдаңыз
9. Тілқатысу терезесінің сол жақ терезесінде тізімде бір рет басыңыз: қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір ... оны таңдау үшін

10. Таңдауды растау және тілқатысу терезесін сұрыптау оралу үшін OK түймешігін басыңыз

11. Таңдалған тізім - қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір - Тапсырыс тақырыбы бойынша көрсетіледі

12. Тілқатысу терезесін жабу және деректерді жылдың айларына сұрыптау үшін OK түймешігін басыңыз

Ескерту : Әдепкі бойынша, теңшелетін тізімдер Custom Lists тілқатысу терезесіндегі өсу тәртібімен ғана көрсетіледі. Сұрыптау тілқатысу терезесінде Тапсырыс тақырыбының астында көрсетілгендей етіп қажетті тізімді таңдағаннан кейін таңдамалы тізімнен деректерді кему ретімен сұрыптау :

1. Ашылмалы мәзірді ашу үшін , қаңтар, ақпан, наурыз, сәуір сияқты ... көрсетілген тізімнің жанындағы төмен көрсеткіні нұқыңыз
2. Мәзірде желтоқсан, қараша, қазан, қыркүйек сияқты кему ретімен көрсетілетін теңшелетін тізім параметрін таңдаңыз.

3. OK түймешігін басып, тілқатысу терезесін жабыңыз және теңшелетін тізім арқылы деректерді кему ретімен сұрыптаңыз

05 05

Excel бағдарламасындағы бағандарды қайта реттеуге арналған жолдар бойынша сұрыптау

Алдыңғы сұрыптау опцияларымен көрсетілгендей, деректер әдетте баған тақырыбын немесе өріс атауларын пайдаланып сұрыпталады және нәтиже деректердің толық жолдары мен жазбаларын қайта реттейді.

Excel-да аз белгілі сұрыпталған сұрыптау параметрі - жұмыс парағындағы сол жақтан оң бағандардың ретін өзгертуге әсер ететін жолға қарай сұрыптау

Жолдар бойынша сұрыптаудың бір себебі - деректердің әртүрлі кестелері арасындағы баған тәртібін сәйкестендіру. Сол солдан оңға қарай бағандарда жазбаларды салыстыру немесе кестелер арасында деректерді көшіру және жылжыту оңайырақ.

Баған тәртібін теңшеу

Дегенмен, өте сирек, бағандарды мәндер үшін көтеру және кему тәртібі тәртібінің шектеулеріне байланысты дұрыс тапсырма бойынша дұрыс тапсырма алады.

Әдетте, реттелетін сұрыптау тәртібін пайдалану қажет, ал Excel бағдарламасы ұяшық немесе қаріп түсі бойынша немесе шартты пішімдеу белгішелері бойынша сұрыптауға арналған опцияларды қамтиды.

Бұл беттің төменгі жағында көрсетілгендей, бұл опциялар бұрынғысынша жұмыс күшіне ие және оны қолданудың оңай емес.

Мүмкін Excel бағандар тәртібін айтудың ең қарапайым жолы - бағанның сол жағына қарай орналасуын көрсететін 1, 2, 3, 4 сандарын қамтитын деректер кестесінің үстінен немесе астынан жолды қосу.

Сандар бойынша сұрыптау сандарды қамтитын жолдан ең кішкентайға дейін бағандарды сұрыптаудың қарапайым мәселесі болып табылады.

Сұрыптау жасалғаннан кейін, сандардың қосымша қатары оңай жойылуы мүмкін .

Үлгі бойынша сұрыптау Мысал

Бұл серия үшін Excel сұрыптау параметрлері үшін пайдаланылған деректер үлгісінде Student ID бағаны әрқашан сол жақта, содан кейін Атау және одан кейін әдетте Жасы болатын .

Бұл жағдайда, жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, бағандар бағдарламаның бағанында сол жақта, содан кейін айдан басталған , аты және т.б. болуы үшін қайта реттелген.

Жоғарыдағы суретте көрсетілген бағандар тәртібін өзгерту үшін келесі қадамдар пайдаланылды:

1. Өріс атаулары бар жолдың үстіндегі бос жолды енгізіңіз
2. Бұл жаңа жолда сол жақтан оңға қарай енгізілетін келесі нөмірлерді енгізіңіз
   баған H: 5, 3, 4, 1, 2
3. H2-ден L13 ауқымын бөлектеңіз
4. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
5. Ашылмалы тізімді ашу үшін таспадағы Сұрыптау және сүзгі белгішесін басыңыз.
6. Сұрыптау тілқатысу терезесін ашу үшін ашылмалы тізімде Custom Sort пәрменін таңдаңыз
7. Тілқатысу терезесінің жоғарғы жағында Сұрыптау параметрлері тілқатысу терезесін ашу үшін Параметрлер түймешігін басыңыз
8. Осы екінші тілқатысу терезесінің бағдарлау бөлімінде жұмыс парағындағы сол жақтан оң бағандардың тәртібін сұрыптау үшін солдан оңға сұрыптау түймешігін басыңыз
9. Осы тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймешігін басыңыз
10. Бағыттың өзгеруімен Сұрыптау тілқатысу терезесінде баған тақырыбы Жолға ауысады
11. Жолдың тақырыбының астына 2-жолда - реттелетін нөмірлерді қамтитын жолды сұрыптаңыз
12. Сұрыптау параметрі Мәндерге орнатылған қалдырылады
13. Іріктеу Тапсырыс тақырыбының астындағы 2-жолдағы сандарды өсу тәртібінде сұрыптау үшін ашылмалы тізімнен Ең кішісі-ең үлкенін таңдаңыз
14. Тілқатысу терезесін жабу үшін OK түймешігін басып, бағандарды сол жаққа қарай 2-жолдағы сандармен сұрыптаңыз
15. Колонкалардың тәртібі келесі бағдарлама бойынша басталуы керек: Айдың басы , атауы және т.б.

Бағандарды қайта реттеу үшін Excel бағдарламасының реттелетін сұрыптау параметрлерін пайдалану

Жоғарыда айтылғандай, Excel бағдарламасындағы Сұрыптау тілқатысу терезесінде реттелетін сорттар қол жетімді болса, бұл параметрлер жұмыс парағындағы бағандарды қайта реттеуге қатысты оңай емес.

Сұрыптау тілқатысу терезесінде қол жетімді реттелетін сұрыптау ретін жасауға параметрлер - деректерді сұрыптау:

• ұяшық түсі
• қаріптің түсі
• белгішесі

Әрбір бағанда әртүрлі қаріп немесе ұяшық түстері сияқты бірегей пішімдеу қолданылмаған болса, қайта реттелетін әр баған үшін сол жолдағы жеке ұяшықтарға пішімдеу қосылуы қажет.

Мысалы, жоғарыдағы суреттегі бағандарды қайта реттеу үшін қаріп түсінін пайдалану

1. Әр өріс атауын нұқып, әрқайсысы үшін қызыл, жасыл, көк және т.б. сияқты қаріп түсін өзгертіңіз.
2. Іріктеу тілқатысу терезесінде Сұрыптау параметрін Қаріп түсі параметріне орнатыңыз
3. Тапсырыстың астындағы өрістер атауларының түстерін қажетті баған тәртібімен сәйкестендіру үшін қолмен орнатыңыз
4. Сұрыптағаннан кейін әр өріс атауы үшін қаріп түсін өзгертіңіз