Дүкен иесі немесе менеджер болсаңыз, дұрыс деректер базасына қаншалықты маңызды екендігін білесіз. Қызметкерлер мен тұтынушыларға түгендеу мен жіберуден бастап, тіпті баяу күнде де көптеген деректерді күтіп ұстау керек екенін білесіз. Нақты сұрақ сізге қандай дерекқор қажет? Сіз бұл ақпаратты Microsoft Excel бағдарламасында ұстауға тырыспаңыз деп үміттенеміз. Егер сізде болса, деректерді дерекқорға оңай тасымалдауға мүмкіндік беретін Microsoft Access сияқты базалық дерекқордан бастап қарастырғыңыз келуі мүмкін.
Сіз істеп жатқан дүкеннің түрі мен көлемі қандай дерекқордың ең мағынасын беретінін айтарлықтай өзгереді. Егер дүкен фермерлердің базарларында мерзімді түрде құрылатын болса, онда сіз кірпіш пен минералдық цехтен өзгеше қажеттіліктеріңіз бар. Егер сіз азық-түлік сатсаңыз, онда тауардың жарамдылық мерзімін түгендеудің бір бөлігі ретінде қадағалауыңыз керек. Егер сіздің бөлшек сауда дүкеніңіз желіде болса, онда ақы туралы ақпаратты қадағалауға, тасымалдауды және ақпаратты қарауға тура келеді. Дегенмен, барлық дүкендер ортақ бірліктер бар, мысалы, түгендеу және ақша ағыны сияқты көптеген нәрселер бар. Арнайы мұқтаждықтарыңыз үшін ең жақсы дерекқорды анықтауға көмектесу үшін мыналарды ескеру қажет.
Деректер базасында қадағалауға арналған ақпарат
Бөлшек сауда дүкенін іске қосу түрлі аспектілерді қадағалайды. Сізге тауарлық-материалдық құндылықтарды қадағалаудың ғана емес, тауардың (құдықтардың, ілгіштердің, стендтердің және кейстердің) тауарларын көрсетудің жеткілікті тәсілі бар екеніне көз жеткізу керек, тауарлардың құнын, шоттарын, сату туралы ақпарат және клиенттік ақпарат. Көп нәрсе қадағалап отырады, ал деректер базалары сіздің дүкеніңізді басқаруды жеңілдетеді.
Интернет дүкендерін басқару оңайға түспейді, себебі жүк тасымалдау сияқты әлдеқайда көп нәрсе бар. Дерекқор клиентке немесе сату тарихына үнемі сілтеме жасамай, осы әртүрлі аспектілердің барлығын оңай өңдеуді жеңілдетеді. Есептер сияқты ақпаратты экспорттай аласыз және оларды қолмен енгізу мәселелерімен күресудің қажеті жоқ болу үшін, оларды дерекқорыңызға қосыңыз.
Сатып алу немесе салу туралы шешім қабылдау
Деректер базасын сатып алу немесе салу керек пе, үлкен сұрақ болып табылады және ол сіздің бизнесіңіздің көлеміне және оны қабылдағыңыз келетін жерге байланысты. Егер сіз жаңадан бастасаңыз және қолыңызда уақыт бар болса (бірақ қолма-қол ақшаның шектеулі мөлшері) болса, өзіңіздің дерекқорыңызды құрастырыңыз - бұл сіздің ерекше қажеттіліктеріңізге ерекше мән беру. Әсіресе, сіз интернет дүкенін бастасаңыз, бұл дұрыс. Дерекқорды интернет-дүкен дүкенін ашқанға дейін бастасаңыз, сіз инвентаризацияңызды және басталуыңыздың нүктесін жақсы түсінесіз. Бұл жеңілдетілген салық маусымына қол жеткізуге болатын керемет деректер болып табылады және бұл сіздің қорларыңыздың жоғарғы жағында, сондай-ақ клиенттің деректерінде қалуға көмектеседі.
Егер сізде үлкен бизнес болса, әсіресе франчайзинг сияқты, дерекқорды сатып алу сіз үшін жақсы жұмыс істейтін болады. Бұл сізге ұмытып кететін барлық нәрселер арқылы көмектеседі. Қарамастан, сіз дерекқорды құруға және басқаруға уақыт жетіспейсіз, сол себепті барлық базалар қамтылған. Өзіңіздің жеке өзгерістеріңізді әрқашан өзгерте аласыз.
Оңтайлы дерекқор бағдарламасын табу
Егер сіз дерекқор бағдарламасын сатып алуды шешсеңіз, әртүрлі опцияларды зерттеуге көп уақыт жұмсау қажет болады. Бөлшек дүкендердің түрлерінде кең ауқымды және деректер базасының нарығы әртүрлі типтердің ерекше қажеттіліктеріне сәйкес келеді. Өніммен және азық-түлікпен жұмыс істесеңіз, тез бұзылатын заттарды қадағалауға көмектесетін нәрсе қажет. Егер сізде зергерлік дүкен болса, сізге құнды заттар туралы сақтандыруды қадағалау керек. Интернеттегі кіріс және кірпіш пен ерітінді қондырғысы бар дүкендер үшін сізде инвентаризация, төлемдер, салық және бизнестің әкімшілік аспектілері үшін әртүрлі бұрыштарды қамтитын нәрсе қажет. Белгілі бір элементті сатсаңыз, дүкеннің интернет-дүкенінде сатылатындығын дереу белгілей алу үшін ерте білу қажет.
Бастамас бұрын, қадағалауға қажетті барлық нәрселер туралы ойланыңыз, содан кейін сіз қарастыратын дерекқорлар бұл элементтерді барынша аз екеніне көз жеткізіңіз. Нарықта көптеген дерекқорлар бар, сондықтан сіз өте қажет бағаға қажетті барлық нәрсені ала аласыз.
Өз дерекқорыңызды жасау
Егер өзіңіздің жеке деректер базаңызды құруды жоспарласаңыз, қандай бағдарламаны қолданғыңыз келетінін анықтауыңыз керек. Microsoft Access бағдарламасына баруға ұмтылады, себебі ол қуатты және салыстырмалы түрде арзан. Деректерді басқа Microsoft бағдарламалық жасақтамасынан импорттауға және экспорттауға болады (Excel бағдарламасында ақпарат бақылаған кезде өте пайдалы). Сондай-ақ, электрондық поштаңызды, сауда хаттарын және басқа құжаттарды (Word және Outlook бағдарламасынан) дерекқорға жүктеуге және оларды үлгілер жасауға болады. Access еркін сызбалар мен файлдардың көп саны бар қосымша артықшылығы бар, сондықтан сіз мүлдем нөлден бастау керек емес. Тегін үлгіні таңдап, қажетті деректерді өзгертуге қажетті дерекқорды жасай аласыз.
Қызмет көрсетудің маңыздылығы
Дерекқорыңызды қалай сатып алсаңыз да, оны дерекқорға сіз үшін пайдалы болатындай етіп сақтауға тура келеді. Егер инвентаризация, мекенжайлар, шоттарды өзгерту немесе сату қорытындылары сияқты нәрселерге сай келмейтін болсаңыз, онда деректер базасы тек қана басқа мақсаттармен аяқталады. Сіздің деректеріңізді бухгалтерлік есепті қалай ойласаңыз да ойлаңыз. Егер сіз барлық транзакциялар мен өзгерістерді сақтамасаңыз, онда ол сізді қиындықтарға тап болады. Алдымен оны басқару үшін АТ-ға ие болуыңыздың қажеті жоқ, бірақ ол өте пайдалы болуы мүмкін. Дегенмен, сіздің дүкеніңіз неғұрлым көп болса, сіздің деректеріңіздің сақталуына және басқарылуына көп уақыт қажет болады.