Excel бағдарламасында пернелер тіркесімдерін пайдалану арқылы сақтау

Ерте үнемде сақтаңыз, үнемі сақтаңыз!

Сіз Excel электрондық кестесіне көп жұмыс қойдыңыз; оны құтқаруды ұмытып кеткендіктен, оны босатпаңыз! Бұл кеңестерді жұмысыңызды қауіпсіз сақтау үшін және осы файлды келесі жолы сақтау үшін пайдаланыңыз.

Excel сілтемені сақтау пернелері

Жұмыс кітабын Файлдар мәзірінде орналасқан немесе «Жылдам қатынау» құралдар тақтасындағы «Сақтау» белгісінің астындағы Save (сақтау) опциясын пайдаланып жұмыс кітабының файлдарын сақтауға қоса, Excel пернетақтадағы пернелер тіркесімдерін пайдалану арқылы сақтауға мүмкіндік береді.

Бұл тіркесімнің пернелер тіркесімі:

Ctrl + S

• Егер файл бұрын сақталған болса, тінтуір көрсеткіші сақталу кезінде орын алған сағат белгішесіне өзгереді.
• Жұмыс кітабы бірінші рет сақталған болса, Басқаша сақтау тілқатысу терезесі ашылады.

Бірінші рет сақтау

Файл бірінші рет сақталған кезде, Басқаша сақтау диалогтық терезесінде екі бөлік ақпарат көрсетілуі керек:

• Файлдың атауы (бос орындарды қоса алғанда 255 таңба).
• Файл сақталатын орын (қалта).

Жиі сақтау

Ctrl + S пернелер тіркесімін пайдалану деректерді сақтаудың осындай жеңіл әдісі болғандықтан, компьютерді бұзу жағдайында деректердің жоғалуын болдырмау үшін, кем дегенде әр бес минуттан кем емес үнемдеу керек.

Сақтау орындарын бекіту

Excel 2013-дан бастап, үнемдеуге болатын орындар үнемдеуге арналған .

Бұл орынды соңғы қалталар тізімінің жоғарғы жағында оңай қол жетімді етеді. Бекітілген орындардың саны шектелмейді.

Сақтау орындарын бекіту үшін:

1. Файл> Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз.
2. Басқаша сақтау терезесінде, Тінтуір көрсеткісін Қажетті орынға Соңғы қалталарда орналастырыңыз.
3. Экранның оң жақ шетінде бұл орын үшін кішкентай көлбеу сурет пайда болады.
4. Осы орын үшін штыруға басыңыз. Сурет енді соңғы қалталар тізімінің жоғарғы жағына бекітілгенін көрсететін басу штырының тік суретінен өзгереді.
5. Орналасқан жерді босату үшін оны көлденең қапшыққа ауыстыру үшін тік тінтуірді қайтадан басыңыз.

Excel файлдарын PDF пішімінде сақтау

Excel 2010-да алғаш рет енгізілген функциялардың бірі Excel электрондық кестелерін PDF пішімінде түрлендіру немесе сақтау мүмкіндігі болды.

PDF файлы (Портативті құжат пішімі) басқаларға өздерінің компьютерлерінде Excel бағдарламалары сияқты бастапқы бағдарламаға қажеті жоқ құжаттарды қарауға мүмкіндік береді.

Оның орнына, пайдаланушылар файлды Adobe Acrobat Reader сияқты тегін PDF оқу бағдарламасы арқылы аша алады.

Сондай-ақ, PDF файлы сізге электрондық кесте деректерін оларды өзгерту мүмкіндігін бермей-ақ көруге мүмкіндік береді.

Белсенді жұмыс парағын PDF пішімінде сақтау

Файлды PDF пішімінде сақтау кезінде, әдепкіде тек ағымдағы немесе белсенді жұмыс парағы - экрандағы жұмыс парағы - сақталады.

Excel жұмыс файлын PDF пішімінде Excel бағдарламасының файл түріне сақтау опциясын пайдалану арқылы сақтау қадамдары:

1. Қол жетімді мәзір параметрлерін көру үшін таспаның Файл қойындысын нұқыңыз.
2. Басқаша сақтау диалогтық терезесін ашу үшін Басқаша сақтау опциясын таңдаңыз.
3. Файлды диалогтық терезенің жоғарғы жағындағы Save In line ішіндегі сақтау үшін орынды таңдаңыз.
4. Файлдың атын диалогтық терезенің төменгі жағындағы Файл атауы жолына теріңіз.
5. Ашылмалы мәзірді ашу үшін тілқатысу терезесінің төменгі жағындағы Сақтау түрінің жолының соңындағы төмен көрсеткіні нұқыңыз.
6. Тізім бойынша жылжып, PDF (* .pdf) параметрін тауып, оны диалогтық терезенің Сақтау түрі жолында көрсету үшін таңдаңыз.
7. Файлды PDF форматында сақтау үшін Сақтау түймесін басыңыз және тілқатысу терезесін жабыңыз.

Бірнеше бетті немесе толық жұмыс кітабын PDF пішімінде сақтаңыз

Жоғарыда айтылғандай, әдепкі Save As параметрі ағымдағы жұмыс парағын PDF пішімінде ғана сақтайды.

Бірнеше жұмыс парақтарын немесе толық жұмыс кітабын PDF пішімінде сақтаудың екі әдісі бар:

1. Жұмыс кітабында бірнеше бетті сақтау үшін, файлды сақтамас бұрын осы жұмыс парағының қойындыларын бөлектеңіз. Тек осы парақтар PDF форматында сақталады.
2. Толық жұмыс кітабын сақтау үшін:
   • Барлық парақтар қойындысын бөлектеңіз ;
   • Басқаша сақтау тілқатысу терезесіндегі Параметрлерді ашыңыз.

Ескерту : Параметрлер түймешігін Басқаша сақтау диалогтық терезесіндегі файл түріне PDF (* .pdf) түрлендіргеннен кейін ғана көрінеді. Сізге PDF форматында қандай ақпарат пен деректер сақталғанына қатысты бірқатар таңдаулар беріледі.

1. Параметрлер түймешігін басып диалогтық терезенің Сақтау түрі жолында пайда болу үшін PDF (* .pdf) опциясын таңдаңыз;
2. Параметрлер диалогтық терезесін ашу үшін түймесін басыңыз;
3. Не жариялау бөлімінде жұмыс кітабын толығымен таңдаңыз;
4. Басқаша сақтау диалогтық терезесіне қайту үшін OK түймешігін басыңыз .