Excel қадамдық негізгі оқу құралы

Excel-ны пайдалану, ол қалай болғанда да қиын емес

Excel - деректерді сақтау, ұйымдастыру және манипуляциялау үшін пайдаланылатын электрондық кесте програмы (aka бағдарламалық жасақтамасы ).

Деректер әдетте жұмыс парағындағы бірқатар бағандар мен жолдарда ұйымдастырылған жеке ұяшықтарда сақталады. Бұл бағандар мен жолдардың жиынтығы кесте деп аталады. Кестелер үстелде сақталған деректерді анықтау үшін үстіңгі қатардағы және төменгі кестенің сол жағындағы тақырыптарды пайдаланады.

Excel формулаларды пайдаланып деректер бойынша есептеулерді де орындай алады. Сондай-ақ, жұмыс парағындағы ақпаратты оңай табу және оқуды жеңілдету үшін, Excel бағдарламасында жеке ұяшықтарға, жолдар мен бағандарға немесе деректердің барлық кестелеріне қолданылуы мүмкін бірқатар пішімдеу мүмкіндіктері бар.

Excel жұмысының соңғы нұсқаларында әрбір жұмыс парағы бір жұмыс парағына миллиардтаған ұяшықтан тұратындықтан, әр ұяшықта ол формула, диаграммалар және бағдарламаның басқа мүмкіндіктерінде сілтеме жасай алатындай ұяшық сілтемесі ретінде белгілі мекенжайы бар.

Бұл оқулық жоғарыдағы суретте көрсетілген деректер кестесін, формулаларды және пішімдеуді қамтитын негізгі электрондық кестені құру және пішімдеу үшін қажетті қадамдарды қамтиды.

Осы оқулықта қамтылған тақырыптар:

• Деректерді кестеге енгізу
• Жеке жұмыс парағының бағандарын кеңейту
• Ағымдағы жұмыс күнін және белгілі бір ауқымды жұмыс парағына қосу
• Шегерім формуласын қосу
• Нақты жалақы формуласын қосу
• Толтыру тұтқасы бар формулаларды көшіру
• Деректерге сандық пішімдеуді қосу
• Ұяшық пішімін қосу

01-ден 08-ге дейін

Деректер кестесін бастау

Деректерді жұмыс парағы ұяшықтарына енгізу әрқашан үш сатылы процесс болып табылады.

Бұл қадамдар:

1. Деректердің қалатын ұяшықты басыңыз.
2. Деректерді ұяшыққа теріңіз.
3. Пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз немесе тышқанмен басқа ұяшықты басыңыз.

Жоғарыда айтылғандай, жұмыс парағындағы әрбір ұяшық ұяшықтың орналасқан жерінде қиылысатын бағанның әрпімен және жолдың санынан тұратын мекенжай немесе ұяшық сілтемесі арқылы анықталады.

Ұяшық сілтемесін жазғанда, баған әріптері алдымен алдымен жазылады, содан кейін A5, C3 немесе D9 сияқты жолдардың нөмірі.

Осы оқулыққа деректер енгізген кезде, деректерді дұрыс жұмыс парағының ұяшықтарына енгізу маңызды. Келесі қадамдарға енгізілген формулалар қазір енгізілген деректердің ұялы сілтемелерін қолданады.

Тәжірибелік деректерді енгізу

1. Осы оқулықты орындау үшін барлық деректерді бос Excel жұмыс парағына енгізу үшін жоғарыдағы суретте көрсетілген деректердің ұялы сілтемелерін пайдаланыңыз.

02/08

Excel бағдарламасындағы бағандарды кеңейту

Әдепкі бойынша, ұяшықтың ені кез-келген деректерді енгізудің сегіз таңбасына осы деректердің келесі ұяшыққа оң жаққа төселілмес бұрын көрсетілетініне рұқсат береді.

Егер оң жақтағы ұяшықтар немесе ұяшықтар бос болса, енгізілген деректер жұмыс парағында көрсетілгендей, жұмыс парағының атауымен көрінетіндей, жұмыскерлерге арналған A1 ұяшығына енгізілген Deduction Accounts .

Егер оң жақта ұяшықта деректер бар болса, бірінші ұяшықтың мазмұны алғашқы сегіз таңбаға дейін қысқартылады.

Алдыңғы қадамда енгізілген деректердің бірнеше ұяшықтары, мысалы, B3 ұяшығына енгізілген және A8 ұяшығына енгізілген Томпсон А қиылысқан, себебі оң жақта жасушалар деректерді қамтиды.

Бұл мәселені толығымен көрінетін етіп түзету үшін осы деректерді қамтитын бағандар кеңейтілуі керек.

Барлық Microsoft бағдарламалары сияқты, бағандарды кеңейтудің бірнеше жолы бар . Төмендегі қадамдар тінтуірдің көмегімен бағандарды қалай кеңейту керектігін қамтиды.

Жеке жұмыс парағының бағандарын кеңейту

1. Тінтуір меңзерін баған тақырыбындағы А және В бағандарының арасындағы жолға қойыңыз.
2. Көрсеткіш екі жақты көрсеткіге ауысады.
3. Тінтуірдің сол жақ батырмасын басып, ұстап тұрыңыз және Thompson A. бүкіл жазба көрінгенше А бағасын кеңейту үшін екі жақты көрсеткіні оңға қарай сүйреңіз.
4. Деректерді қажетінше көрсету үшін басқа бағандарды кеңейтіңіз.

Бағанның ені мен жұмыс парағының аттары

Жұмыс парағының атауы A бағанындағы басқа белгілерге қарағанда ұзағырақ болғандықтан, егер бұл баған A1 ұяшығындағы бүкіл тақырыбын көрсету үшін кеңейтілсе, жұмыс парағы тек таңдамай көрінбейді, бірақ жұмыс парағын пайдалану қиынға соғады сол және басқа деректер бағанындағы белгілер арасындағы бос орындар.

1-жолда басқа ешқандай жазбалар болмағандықтан, тақырыпты оң жаққа қалдыру дұрыс емес. Баламалы түрде, Excel бағдарламасында біріктіру және орталық деп аталатын функция бар, ол деректер кестесінің үстінен тақырыпты тез ортаға қою үшін келесі қадамда пайдаланылатын болады.

03 08

Күнді және аталатын ауқымды қосу

Күн-айы функциясын шолу

Электронды кестеге күнді қосу қалыпты - әдетте парақтың соңғы жаңартылғанын көрсету үшін.

Excel бағдарламасында күнді жұмыс парағына енгізуді жеңілдететін бірнеше күн функциясы бар.

Функциялар қарапайым тапсырмаларды орындауды жеңілдету үшін Excel бағдарламасындағы формулаларды ғана қамтиды - күнді жұмыс парағына қосу сияқты.

БҮГІН функциясын пайдалану оңай, себебі оның дәлелдері жоқ - бұл жұмыс істеуі үшін функцияға жеткізілуі керек деректер.

БҮГІН функциясы Excel-дың өзгермелі функцияларының бірі болып табылады, яғни ол әр уақытта қайта есептелетінін білдіреді - әдетте жұмыс парағы ашылғанда.

Күнді күнделікті TODAY функциясымен қосу

Төмендегі қадамдар жұмыс күнінің C2 ұяшығына БҮКҚА функциясын қосады.

1. Белсенді ұяшықты жасау үшін C2 ұяшығын басыңыз
2. Таспаның Формулалары қойындысын нұқыңыз
3. Күн функциясының тізімін ашу үшін таспада Күн мен уақытты таңдаңыз
4. Функцияның тілқатысу терезесін жетілдіру үшін Today функциясын басыңыз
5. Функцияны енгізу және жұмыс парағына қайтару үшін диалогтық терезеде OK түймешігін басыңыз
6. Ағымдағы күн C2 ұяшығына қосылуы керек

Күннің орнына ###### рәміздерін көре аласыз

TODAY функциясын сол ұяшыққа қосқаннан кейінгі күннің орнына C2 ұяшығында бірнеше хеш тегі таңбалары пайда болса, бұл ұяшық пішімделген деректерді көрсету үшін кең жеткіліксіз болғандықтан.

Жоғарыда айтылғандай, форматталмаған сандар немесе мәтіндік деректер ұяшыққа тым кең болса, оң ұяшыққа босатылады. Дегенмен, белгілі бір сан түріндегі (мысалы, валюта, күндер немесе уақыт) пішімделген деректер, олар орналасқан ұяшықтан кеңірек болса, келесі ұяшыққа төгілмейді. Оның орнына, олар ###### қатесін көрсетеді.

Мәселені түзету үшін C бағанын оқу құралының алдыңғы қадамында сипатталған әдісті қолданып кеңейтіңіз.

Аталған ауқымды қосу

Аталған ауқым бір немесе бірнеше ұяшыққа ауқымды анықтауды жеңілдету үшін ат берілсе, жасалады. Аталған ауқымдар функцияларды, формулаларды және диаграммаларды пайдаланғанда ұяшық сілтемесін ауыстыратын ретінде пайдаланылуы мүмкін.

Аттар диапазондарын жасаудың ең оңай жолы - жол нөмірлерінің үстіндегі жұмыс парағының жоғарғы сол жақ бұрышындағы атауды пайдалану.

Осы оқулықта қызметкерлердің жалақысына қолданылатын шегерім мөлшерлемесін анықтау үшін C6 ұяшығына атау жылдамдығы беріледі. Аталған ауқым жұмыс парағының C6-C9 ұяшықтарына қосылатын шектеу формуласында қолданылады.

1. Жұмыс парағында C6 ұяшығын таңдаңыз
2. Атау жолағында «бағам» (тырнақшалар жоқ) теріңіз және пернетақтадағы «Enter» пернесін басыңыз
3. C6 ұяшығы енді «жылдамдық»

Бұл аталмыш оқу құралының келесі қадамында Шегерім формулаларын жасауды жеңілдету үшін пайдаланылады.

08 04

Қызметкердің шегеру формуласына кіру

Excel формулаларын шолу

Excel формулалары жұмыс парағына енгізілген сандар бойынша есептеулерді орындауға мүмкіндік береді.

Excel формулалары қосу немесе азайту сияқты қарапайым сандарды азайту үшін, сондай-ақ тест нәтижесі бойынша студенттің орташа мәнін табу және ипотекалық төлемдерді есептеу сияқты күрделі есептеулер үшін пайдаланылуы мүмкін.

• Excel бағдарламасындағы формула әрқашан теңдік белгісімен ( = ) басталады
• Тең қолы әрқашан жауаптың пайда болуын қалайтын ұяшыққа теріледі
• Формула пернетақтадағы Enter пернесін басу арқылы аяқталады

Ұяшық сілтемелерін формулалар арқылы пайдалану

Excel бағдарламасында формулаларды жасаудың жалпы тәсілі формула деректерін жұмыс парағы ұяшығына енгізуді және одан кейін деректердің өзі емес, өрнектегі деректерге арналған ұялы сілтемелерді пайдалануды қамтиды.

Бұл тәсілдің басты артықшылығы, егер кейінірек деректерді өзгерту қажет болса, бұл формуланы қайта жазбастан, деректерді ұяшықтарда ауыстырудың қарапайым мәселесі.

Формуланың нәтижелері деректер өзгергеннен кейін автоматты түрде жаңартылады.

Формулалардағы аталмыш ауқымды пайдалану

Ұяшық сілтемелеріне балама - бұл алдыңғы қадамда жасалған аталмыш ауқымдық мөлшер сияқты аталатын ауқымдар .

Формулада аталған ауқым ұяшық сілтемесі сияқты бірдей жұмыс істейді, бірақ ол әдетте әртүрлі формулаларда бірнеше рет пайдаланылатын мәндер үшін пайдаланылады - мысалы, зейнетақылар немесе денсаулыққа пайдасы, салық мөлшерлемесі немесе ғылыми тұрақты - ал ұялы сілтемелер нақты деректерге тек бір рет сілтеме жасайтын формулаларда қолдануға болады.

Төмендегі қадамдарда ұялы сілтемелерді және аталатын ауқымды формулаларды жасау үшін пайдаланылады.

Қызметкердің шегеру формуласына кіру

C6 ұяшығында жасалынған бірінші формула қызметкер Б. Смиттың жалпы жалақысын C3 ұяшығындағы шегеру мөлшерлемесімен көбейтеді.

C6 ұяшығындағы дайын формула болады:

= B6 * ставкасы

Формуланы енгізу үшін меңзерді пайдалану

Жоғарыда келтірілген формуланы тек C6 ұяшығына теріп, дұрыс жауап пайда болса да, дұрыс емес ұяшық сілтемесін теру арқылы жасалған қателерді азайту үшін формулаларға ұялы сілтемелерді қосуды көрсететін дұрыс.

Меңзеулік ұяшық сілтемесін немесе аталмыш ауқымды формулаға қосу үшін тінтуір меңзерімен деректерді қамтитын ұяшыққа басуды қамтиды.

1. Белсенді ұяшықты жасау үшін C6 ұяшығын басыңыз
2. Формуланы бастау үшін C6 ұяшығына теңдік белгісін ( = ) енгізіңіз
3. Теңдік белгісінен кейін осы ұяшық сілтемесін формулаға қосу үшін тінтуір меңзерімен B6 ұяшығын басыңыз
4. Ұяшық сілтемесінен кейін C6 ұяшығындағы көбейту белгісін ( * ) теріңіз
5. Формулаға аталған ауқым мөлшерлемесін қосу үшін тінтуір көрсеткішін C3 ұяшығын басыңыз
6. Формуланы аяқтау үшін пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз
7. 2747.34 жауап C6 ұяшығында болуы керек
8. Формуладағы жауап C6 ұяшығында көрсетілсе де, сол ұяшыққа басу жұмыс парағының үстіндегі формула жолында = B6 * формуласын көрсетеді

05 of 08

Net Жалақы Формуласын енгізу

Net Жалақы Формуласын енгізу

Бұл формула D6 ұяшығында жасалады және Жалпы жалақының бірінші формуласында есептелетін шегерім сомасын шегеру арқылы қызметкердің таза жалақысын есептейді.

D6 ұяшығындағы дайын формула болады:

= B6 - C6

1. Белсенді ұяшықты жасау үшін D6 ұяшығын басыңыз
2. D6 ұяшығына теңдік белгісін ( = ) енгізіңіз
3. Теңдік белгісінен кейін осы ұяшық сілтемесін формулаға қосу үшін тінтуір меңзерімен B6 ұяшығын басыңыз
4. Ұяшық сілтемесінен кейін D6 ұяшығында минус белгісін ( - ) теріңіз
5. Формулаға осы ұяшық сілтемесіне тінтуір көрсеткішін C6 ұяшығына басыңыз
6. Формуланы аяқтау үшін пернетақтадағы Enter пернесін басыңыз
7. D4 ұяшығында 43 041,66 жауап болуы керек
8. D6 ұяшығындағы формуланы көру үшін формула жолында = B6 - C6 формуласын көрсету үшін сол ұяшықты басыңыз

Ұқсас ұялы сілтемелер және формулаларды көшіру

Осы уақытқа дейін жұмыс кітабында - C6 және D6 тиісінше тек бір ұяшыққа бөлінді.

Нәтижесінде жұмыс парағы тек бір қызметкер үшін ғана аяқталды - Б. Смит.

Excel-дегі басқа форматтағы әр формуланы қайта құрудың көп уақытты алатын тапсырмасын орындаудың орнына, Excel белгілі бір жағдайларда формулаларды басқа ұяшықтарға көшірілуге ​​мүмкіндік береді.

Бұл жағдайлар, көбінесе, формулаларда салыстырмалы ұяшық сілтемесі ретінде белгілі ұяшық сілтемесінің нақты түрін пайдалануды талап етеді.

Алдыңғы қадамдардағы формулаларға енгізілген ұяшық сілтемелер салыстырмалы ұялы сілтемелер болып табылады және көшіру формулаларын барынша қарапайым етіп жасау үшін олар Excel бағдарламасындағы әдепкі ұяшық сілтемесі болып табылады.

Оқу құралындағы келесі қадам барлық жұмыскерлер үшін деректер кестесін аяқтау үшін төмендегі жолдарға екі формуланы көшіріп алу үшін Толтыруды басқару элементін пайдаланады.

08 08

Толтыру тұтқасы бар формулаларды көшіру

Толтыру тұтқасын шолу

Бояу тұтқасы - белсенді ұяшықтың төменгі оң жақ бұрышындағы шағын қара нүкте немесе шаршы.

Бояу тұтқасы ұяшықтың мазмұнын іргелес ұяшықтарға көшіруді қоса алғанда, бірқатар пайдалануларға ие. ұяшықтарды бірқатар сандар немесе мәтіндік белгілермен толтыру және формулаларды көшіру.

Оқу құралының осы қадамында толтыру тұтқасы C6 және D6 ұяшықтарынан C9 және D9 ұяшықтарына дейін төмендету үшін және Deduction және Net Salary формулаларын көшіру үшін пайдаланылады.

Толтыру тұтқасы бар формулаларды көшіру

1. Жұмыс парағында B6 және C6 ұяшықтарын бөлектеңіз
2. Тінтуір меңзерін D6 ұяшығының төменгі оң жақ бұрышындағы қара шаршыға қойыңыз - көрсеткіш «+» белгісін қосып,
3. Тінтуірдің сол жақ батырмасын басып, ұстап тұрыңыз және толтырғышты C9 ұяшығына сүйреңіз
4. Тінтуірдің түймелерін босатыңыз - C7-C9 ұяшықтары Deduction формуласының және D7-D9 ұяшықтарын Net Salary формуласының нәтижелерін қамтуы тиіс

08 07

Excel бағдарламасында сандарды пішімдеуді қолдану

Excel нөмірін пішімдеуге шолу

Нөмірді пішімдеу ұяшықтағы деректердің түрін анықтауға және оқуға жеңілдетуге көмектесетін валюталық рәміздерді, ондық таңбалауыштарды, пайыз белгілерін және басқа таңбаларды қосуды білдіреді.

Пайыздық таңбаны қосу

1. Оны бөлектеу үшін C3 ұяшығын таңдаңыз
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз
3. Нөмір пішімі ашылмалы мәзірін ашу үшін Жалпы опциясын таңдаңыз
4. Мәзірде C3 ұяшығындағы мәннің пішімін 0,06-дан 6% -ға дейін өзгерту үшін, Пайыздық опциясын таңдаңыз

Валюта белгісін қосу

1. Оларды бөлектеу үшін D6 - D9 ұяшықтарын таңдаңыз
2. Таспаның Басты қойындысында Нөмір пішімі ашылмалы мәзірін ашу үшін Жалпы параметрін таңдаңыз
3. D6-ден D9 ұяшықтарындағы мәндердің пішімдеуін екі ондық санымен валютаға өзгерту үшін мәзірдегі Валютаны нұқыңыз

08 08

Excel бағдарламасында ұяшық пішімін қолдану

Ұяшық пішіміне шолу

Ұяшық пішімдеуі мәтінді немесе сандарды қалың пішімдеуді қолдану, деректерді теңестіруді өзгерту, ұяшықтарға шекараларды қосу немесе ұяшықтағы деректердің көрінісін өзгерту үшін біріктіру және орталық мүмкіндігін пайдалану сияқты пішімдеу параметрлерін білдіреді.

Осы оқулықта аталған ұяшықтардың пішімдері жұмыс парағындағы нақты ұяшықтарға қолданылатын болады, ол ол оқулықтың 1-бетінде көрсетілген жұмыс парағына сәйкес болады.

Қалың пішімдеуді қосу

1. Оны бөлектеу үшін A1 ұяшығын таңдаңыз.
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. A1 ұяшығындағы деректерді қою үшін, жоғарыдағы суретте анықталғандай Bold пішімдеу параметрін нұқыңыз.
4. A5 - D5 ұяшықтарындағы деректерді күшейту үшін қадамдардың жоғарыдағы тізбегін қайталаңыз.

Деректерді туралауды өзгерту

Бұл қадам ортаға дәл келтіру үшін бірнеше ұяшықтың әдепкі сол жаққа туралануын өзгертеді

1. Оны бөлектеу үшін C3 ұяшығын таңдаңыз.
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. C3 ұяшығындағы деректерді ортақ ету үшін жоғарыдағы суретте көрсетілгендей Орталықты теңестіру опциясын таңдаңыз.
4. A5-D5 ұяшығындағы деректерді ортаға дәл келтіру үшін қадамдардың жоғарыда аталған дәйектілігін қайталаңыз.

Біріктіру және Орталық ұяшықтар

Біріктіру және Орталық параметрі таңдалған санды бір ұяшыққа біріктіреді және деректерді жаңа біріктірілген ұяшықтың сол жағындағы ең көп ұяшықта ортақ етеді. Бұл қадам жұмыс парағының тақырыбын біріктіреді және жұмыс істейді -

1. Оларды бөлектеу үшін A1 - D1 ұяшықтарын таңдаңыз.
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. A1 - D1 ұяшықтарын біріктіру және осы ұяшықтардың тақырыбын ортаға қою үшін жоғарыдағы суретте анықталғандай, Біріктіру және орталық параметрін басыңыз.

Төменгі жиектерді ұяшықтарға қосу

Бұл қадам 1, 5 және 9 жолдарындағы деректерді қамтитын ұяшықтарға төменгі жиектерді қосады

1. Бөлу үшін A1-D1 біріктірілген ұяшықты таңдаңыз.
2. Таспаның Басты қойындысын нұқыңыз.
3. Шекаралар ашылмалы мәзірін ашу үшін, жоғарыдағы суретте көрсетілгендей, Шекара параметрінің жанындағы төмен көрсеткіні нұқыңыз.
4. Біріктірілген ұяшықтың түбіне шекараны қосу үшін мәзірдегі төменгі шекара опциясын таңдаңыз.
5. A5 - D5 ұяшықтарына және A9 - D9 ұяшықтарына төменгі шекара қосу үшін қадамдардың жоғарыдағы тізбегін қайталаңыз.