Майкрософттың поштаны біріктіру мүмкіндігі сізге бірдей құжатты бірнеше алушыларға аз өзгертулермен жіберуге мүмкіндік береді. «Біріктіру» термині бір құжаттың (мысалы, хат) электрондық кесте сияқты деректер көзі құжатымен біріктірілгеніне байланысты.
Word-ті пошталық біріктіру мүмкіндігі Excel бағдарламасындағы деректермен үздіксіз жұмыс істейді. Word өз деректер көзін жасауға мүмкіндік береді, бірақ бұл деректерді пайдалану мүмкіндігі шектеулі. Сонымен қатар, электрондық кестедегі деректеріңіз бұрыннан бар болса, барлық деректерді Word деректер көзіне қайта енгізу мағынасы жоқ.
Пошта біріктіру үшін деректеріңізді дайындау
Теориялық тұрғыда кез-келген Excel жұмыс парағын Word- біріктіру функциясында кез-келген арнайы дайындықсыз пайдалануға болады. Дегенмен, біріктіру процесін оңтайландыру үшін жұмыс парағын дайындау үшін біраз уақыт қажет.
Мұнда біріктіру процесін неғұрлым тегіс етуге көмектесетін бірнеше нұсқаулық бар.
Электрондық кесте деректеріңізді реттеңіз
Белгілі бір қателесу қаупі бар болса, сіздің деректеріңіздің жолдар мен бағандарға дәлме-дәл ұйымдастырылуы керек. Әр жолды жалғыз жазба ретінде және әр бағанды құжатқа кірістіретін өріс ретінде ойлаңыз. (Егер сізге қажет болса, Excel деректерге кіру үйретушісін қараңыз.)
Тақырып жолын жасау
Біріктіру үшін пайдаланғыңыз келетін парақ үшін тақырып жолын жасаңыз. Тақырып жолағы төмендегі ұяшықтағы деректерді анықтайтын белгілерді қамтитын жол. Excel кейде деректер мен жапсырмалар арасындағы дифференциациялау туралы нашар болуы мүмкін, сондықтан бұл тақырыптар қатаң мәтінді, ұяшық шекараларын және тақырып жолына бірегей ұяшық көлеңкесін пайдалану арқылы жасаңыз. Бұл Excel деректерді қалған бөлігінен ажыратады.
Кейінірек деректерді негізгі құжатпен біріктіргенде, жапсырмалар біріктіру өрістерінің атаулары ретінде пайда болады, сондықтан құжатқа енгізілетін деректерге қатысты ешқандай шатасу болмайды. Сонымен қатар, сіздің бағандарыңызды белгілеудің жақсы тәжірибесі, өйткені ол пайдаланушы қатесін болдырмауға көмектеседі.
Барлық деректерді бір параққа қойыңыз
Біріктіру үшін пайдаланғыңыз келетін деректер бір парақта болуы керек. Егер ол бірнеше парақтар бойынша таралған болса, парақтарды біріктіруіңіз немесе бірнеше пошта біріктірулерін орындауыңыз керек. Сондай-ақ, парақтар нақты анықталғанына көз жеткізіңіз, себебі сіз оны көрмей пайдаланғыңыз келген парақты таңдауға мүмкіндігіңіз болуы керек.
Деректер көзін пошта біріктіруінде байланыстыру
Біріктіру процесінің келесі қадамы дайындалған Excel электрондық кестесін Word құжатымен байланыстыру болып табылады.
- Пошта біріктіру құралдар тақтасынан Деректер көзін ашу түймешігін басыңыз.
- Деректер көзін таңдау тілқатысу терезесінде Excel жұмыс кітабын тапқанша қалталар бойынша шарлаңыз. Excel файлын таба алмасаңыз, «Файл түрлері» деп белгіленген ашылмалы мәзірде «Барлық деректер көздері» таңдалғанын тексеріңіз.
- Excel көзінің бастапқы файлына екі рет басыңыз немесе оны таңдап, Ашу түймешігін басыңыз.
- Кестені таңдау тілқатысу терезесінде құжатпен біріктіргіңіз келетін деректерді қамтитын Excel парағын таңдаңыз.
- «Деректердің бірінші жолында баған тақырыптары бар» белгісінің жанына құсбелгі қойылғанын тексеріңіз.
- OK түймешігін басыңыз .
Енді деректер көзі негізгі құжатпен байланыстырылған болса, мәтінді енгізуді және / немесе Word құжатыңызды өңдеуді бастай аласыз. Алайда, Excel бағдарламасындағы деректер көзіне өзгерте алмайсыз; егер деректерге өзгертулер енгізу қажет болса, Excel бағдарламасындағы деректер көзін ашпас бұрын Word бағдарламасындағы негізгі құжатты жабуыңыз керек.
Құжатқа біріктіру өрістерін орнату мына қадамдарды орындау арқылы оңай:
- Біріктіру құралдар тақтасындағы Біріктіру өрісін кірістіру түймешігін басыңыз. Біріктіру өрісін кірістіру тілқатысу терезесі пайда болады.
- Тізімнен енгізгіңіз келген өрістің атын белгілеп, Кірістіру түймешігін басыңыз.
- Бұл өріс ашық қалдырып, қосымша өрістерді енгізуге мүмкіндік береді. Бірнеше өрісті кейінірек кірістірсеңіз, Word бағдарламасы құжатыңыздағы өрістер арасында бос орын автоматты түрде қосылмайды; диалогтық терезені жапқаннан кейін мұны істеу керек. Құжатта өріс атауын екі көрсеткі қоршалған көресіз.
- Аяқтаған кезде, Жабу түймешігін басыңыз.
Мекенжай блоктары мен сәлемдесулерді енгізу - абайлап пайдаланыңыз
Microsoft жақында мекенжай блоктарын және сәлемдесу жолдарын енгізуге мүмкіндік беретін біріктіру мүмкіндігін қосқан. Құралдар тақтасындағы тиісті түймешікті басу арқылы, Word сізге бірнеше өрістерді бірден кірістіруге мүмкіндік береді, жалпы вариациялармен реттеледі.
Кірістіру мекенжайының блокты түймешігі сол жағында; кірістіру сәлемдесу жолы оң жақта.
Сонымен қатар, сіз кез келген батырманы басқанда, Word бағдарламасы сізге қандай өрістерді қосқыңыз келетінін, оларды қалай орналастыру керектігін, қандай пунктуацияны қосу керектігін және басқаларын көрсететін тілқатысу терезесін көрсетеді. Бұл жеткілікті түрде қарапайым естіледі, ал егер сіз Word бағдарламасында жасалған деректер көзін пайдалансаңыз, Excel жұмыс парағын пайдалансаңыз, шатастыруға болады.
Осы мақаланың 1-бетіндегі жұмыс парағыңызда тақырып жолын қосу туралы ұсыныс есте сақталсын ба? Егер сіз Word сияқты деректерге ұқсас өріс атауы ретінде қолданатын өрісті басқа бір нәрсе деп атасаңыз, Word өрістерді қате сәйкес келтіруі мүмкін.
Бұл дегеніміз, кірістірілген мекенжайларды блокты немесе сәлемдесу жолының түймелерін қолданғанда, деректер сіз көрсеткеннен өзгеше тәртіпте пайда болуы мүмкін, себебі жапсырмалар сәйкес келмейді. Бақытымызға орай, Microsoft бұл ойды күтіп, өріс атауын блокта пайдаланатын Word бағдарламасына сәйкестендіруге мүмкіндік беретін Match Fields функциясына кіріктірді.
Өріс жапсырмаларын дұрыс жолмен салыстыру үшін өрістерді салыстыру
Өрістерге сәйкес келу үшін мына қадамдарды орындаңыз:
- Құралдар тақтасында Матчтарды Өрістер түймешігін басыңыз.
- Өрістерді сәйкестендіру тілқатысу терезесінде сол жақта Word өрісінің атауын көресіз. Қораптың оң жағында ашылмалы қораптардың бағанын көресіз. Әрбір ашылмалы тізімдегі атау Word мекенжайы блогындағы немесе Сәлемдесу жолының блогындағы әрбір сәйкес өріс үшін пайдаланатын өріс болып табылады. Өзгерістер енгізу үшін жайылмалы терезеден өріс атауын таңдаңыз.
- Өзгерістерді жасағаннан кейін OK түймешігін басыңыз .
Сондай-ақ, тиісті өрістерді орнату тілқатысу терезесін тиісті құралдар тақтасы түймешігін басқан кезде пайда болатын мекенжайлар блогын немесе Сәлемдесу жолағының тілқатысу терезелерінің төменгі жағындағы Match Fields түймешігін басу арқылы көтере аласыз.
Поштаны біріктіру құжаттарын қарау
Біріктірілген құжаттарды алдын-ала қарауға және басып шығаруға бармас бұрын, пішімдеу туралы ескерту: Құжатқа біріктіру өрісін кірістіргенде, Word деректер көзінен деректерді пішімдеуді жалғастырмайды.
Бастапқы электрондық кестеден арнайы пішімдеуді қолдану
Егер сіз курсивпен, қалың немесе асты сызылған сияқты арнайы пішімдеуді қолданғыңыз келсе, оны Word бағдарламасында орындау керек. Егер құжатты өрістермен қараған болсаңыз, пішімдеуді қолданғыңыз келген өрістің екі жағындағы екі көрсеткі таңдалуы керек. Құжаттағы біріктірілген деректерді қарасаңыз, өзгерткіңіз келетін мәтінді бөлектеңіз.
Есіңізде болсын, кез-келген өзгеріс біріктірілген құжаттарға ғана емес, жеке адамға да қатысты болады.
Біріктірілген құжаттарды алдын ала қарау
Біріктірілген құжаттарды алдын ала көру үшін, Біріктіру құралдар тақтасындағы Біріктірілген деректерді көру түймешігін басыңыз. Бұл түйме қосқышты ауыстырып қосқыш сияқты жұмыс істейді, сондықтан өрістерді ғана емес, тек өрістерді қарап шығуды қаласаңыз, оны қайтадан басыңыз.
Біріктірілген құжаттарды пошта біріктіру құралдар тақтасындағы шарлау түймелерін пайдаланып шарлауға болады. Олар солдан оңға қарай: Бірінші жазба , Алдыңғы жазба , Жазуға өту , Келесі жазу , Соңғы жазба .
Құжаттарды біріктірмес бұрын, олардың барлығын алдын-ала қарауыңыз керек немесе бәрі дұрыс араласқанын тексеру үшін қаншалықты көп болуы керек. Біріктірілген деректердің айналасында пунктуация және аралық сияқты нәрселерге ерекше назар аударыңыз.
Мекенжайды біріктіру құжатын аяқтаңыз
Құжаттарды біріктіруге дайын болғанда, сізде екі таңдау бар.
Принтерге біріктіру
Біріншісі - оларды принтерге біріктіру. Егер сіз осы опцияны таңдасаңыз, құжаттар ешқандай өзгеріссіз принтерге жіберіледі. Принтерге біріктіру үшін, Принтердің құралдар тақтасындағы біріктіру түймешігін басыңыз.
Жаңа құжатқа біріктіру
Егер сіз құжаттардың кейбіреуін немесе барлығын жекелендіру қажет болса (бірақ жекелендірілген жазбалар үшін деректер көзіне жазбалар өрісін қосу керек болса) немесе басып шығарардан бұрын кез-келген басқа өзгерістер жасасаңыз, оларды жаңа құжатқа біріктіруге болады; егер сіз жаңа құжатты біріктірсеңіз, біріктіру негізгі құжат пен деректер көзі өзгермейді, бірақ біріктірілген құжаттары бар екінші файл болады.
Мұны істеу үшін Жаңа құжатқа біріктіру түймешігін басыңыз.
Қандай әдіс таңдасаңыз, сізге Word бағдарламасын барлық жазбаларды, ағымдағы жазбаны немесе жазбалардың ауқымын біріктіруге болатын тілқатысу терезесі ұсынылады.
Қажетті таңдаудың қасында параметр түймешігін басып, OK түймешігін басыңыз .
Егер ауқымды біріктіргіңіз келсе, OK түймешігін баспай тұрып біріктіруді қосқыңыз келетін жазбалардың бастапқы нөмірін және соңғы нөмірін қою қажет.
Егер сіз құжаттарды басып шығаруды таңдасаңыз, тілқатысу терезесі шыққаннан кейін сіз Басып шығару тілқатысу терезесімен көрсетіледі. Сіз онымен кез-келген басқа құжатқа ұқсас боласыз.