Файлдар іздеген кезде кішкене ұйым ұзақ жолмен жүреді
Егер сіз Microsoft Word файлдарын іздеумен салыстырғанда көбірек уақыт жұмсайтын болсаңыз, онда Word бағдарламасының және сіздің компьютеріңіздегі кейбір ұйымдастыру мүмкіндіктерінің артықшылығын алудың уақыты келді.
Барлық Word файлдарын нобайлармен сақтау
Әрбір Word файлын алдын-ала қарау кескіні немесе нобайы арқылы сақтау оларды ашпай-ақ оларды оңайырақ анықтауға мүмкіндік береді. Бірнеше қадамды орындау арқылы барлық Word құжаттарын алдын ала қарау немесе нобай кескінімен сақтауға болады:
- Microsoft Word бағдарламасын ашыңыз .
- Мәзір жолағында Файлды басыңыз.
- Ашылмалы мәзірдің төменгі жағындағы Сипаттарды таңдаңыз.
- Жиынтық қойындысын нұқыңыз.
- Осы құжаттағы алдын ала қарау суретін сақтау немесе барлық Word құжаттары үшін нобайларды сақтау (Word нұсқасына байланысты) құсбелгісін қойыңыз.
- OK түймешігін басыңыз .
Word құжатының сипаттарын жаңартыңыз
Егер сіз ұқсас аттар мен орындарға ие Word құжаттарының көп мөлшерімен жұмыс жасасаңыз, Word құжатының сипаттарының мүмкіндігін пайдаланғыңыз келеді . Файл > Сипаттар > Қысқаша оралыңыз және түсініктемелерді, кілт сөздерді, санатты, тақырыпты немесе тақырып туралы ақпаратты - файлдарды ажыратуға көмектесетін барлық нәрселерді қосыңыз. Іздеген кезде, Word сізге қажетті нәрсені табуға болады.
Компьютеріңіздегі қалталарды жасаңыз және оларды пайдаланыңыз
Барлық Word құжаттарыңыз үшін бір қалта орнатыңыз және оны ұмытпайтын нәрсені атаңыздар, мысалы, «MyWordDocs». Қалталармен сізге мағыналы атаулармен орналастырыңыз және оларды қолданыңыз. Егер сіз апта сайынғы жиналыс жазбаларын жасауға жауап берсеңіз, мысалы, сол ескертулер үшін қалта жасап, ішіндегі ай немесе жыл ішінде қосымша қалталарды қосыңыз.
Егер сіздің компьютеріңізде шашыраған Word құжаттары көп болса, оларды ашуға және оларды сақтаушы болып табылатынын шешуге уақытың жоқ болса, онда бұл ескі құжаттардың әрқайсысы үшін қалтаны жасаңыз және барлық 2010 құжаттарын бір папка, 2011 жылы басқа және тағы басқалар.
Тұрақты файлды атау жүйесін қолданыңыз
Атауы жүйесін құру, мүмкін, қалаған файлдарды табу уақыты келгенде көмектесу үшін қажет ең маңызды нәрсе. Файлдарыңызды атаудың дұрыс жолы жоқ, бірақ атау жүйесін таңдап, дәйекті пайдалану бұл күшке лайықты. Ұсыныстар:
- Құжат түрін қосыңыз, сондықтан сіз «Келісім», «Жалдау» немесе «Ақпараттық бюллетень» деген кез келген файл атауының сіз іздеген хат емес екенін бір көзқараспен айта аласыз.
- Клиенттің атымен атауды (немесе құжаттар хаттар болса алушының тегі) бастаңыз.
- Күнді файл атауына қосыңыз.
Асықпа
Егер сіздің компьютеріңіз файлдармен бірге болса, ұйымдық мәселелеріңізді бірден шешуге тырыспаңыз. Жұмысты басқаруға болатын бөліктерге бөліп, күніне 15 минут жұмсаңыз. Компьютеріңіздегі қисық Word файлдарын айналдырып жатқанда, жасаған қалталардың біріне қойыңыз, жаңа қалтаны жасаңыз немесе қажет болмаса оларды жойыңыз. Егер ойыңызды жасай алмасаңыз, HoldUntilDate деп аталатын қалтаға салып, келешекте жеткілікті алыстатылған күнді таңдаңыз, егер сіз қалтаны ашпаған болсаңыз, онда сіз оны ыңғайлы түрде жоя аласыз. Қандай папкалар жасасаңыз да, олардың бәрін бір үлкен Word папкасына қойыңыз, сонда сіз қайда көрінетінін білесіз.