Егер сіз көптеген пайдаланушыларды ұнатсаңыз, сіз оларды сақтаған кезде құжаттарды атау туралы көп уақытты ойламайсыз. Өкінішке орай, бұл сіз іздеген файлды табу қиынға соғуы мүмкін, тіпті қажет файлды табу үшін бірнеше түрлі файлдарды ашуыңыз мүмкін.
Сіздің құжаттарыңыздың аттар жүйесін жасау және оны пайдалану әдеті сізге қажет құжатты табу үшін уақыт пен уақыттың жоғалуына әкеледі. Есірткі файлдармен сансыз құжаттар арқылы іздеудің орнына, атау жүйесі іздеуді жеделдетуге көмектеседі.
Оңтайлы атау жүйесі
Файлдарыңыздың атын өзгертудің бірден-бір әдісі жоқ, және атау жүйелері пайдаланушыдан пайдаланушыға байланысты болады. Ең маңыздысы - сіз үшін маңызы бар әдісті табу және оны дәйекті қолдану. Сізді бастау үшін бірнеше кеңестер берілген:
- Құжаттың файл атауына жазылған күнін қосыңыз: Бұл ықтимал файл атауына қосатын ең пайдалы элементтердің бірі, әсіресе хат алмасқанда. Құжатты құрған кезде есіңізде болмаса да, сіз белгілі бір уақыт аралығында іздеуді шектей аласыз.
- Алушы атын файл атауына қосыңыз: Бұл әріптермен жұмыс істеу кезінде өте құнды тәжірибе, бірақ келісімшарттар, ескертулер және тіпті жазбалар сияқты басқа құжаттарға арналған ыңғайлы элемент болуы мүмкін.
- Файлдың қандай түрін көрсетіңіз: Қайтадан, бұл кейбір пайдаланушыларға берілген сияқты көрінеді, себебі бұл файл атауының маңызды бөлігі болып табылады. Сіз жазған хат іздесеңіз, атаудағы «келісім» немесе «ескертпелер» бар файлды жоюға болады.
- Файл атауының элементтеріне қалай тапсырыс беруге назар аударыңыз: Бұл сіздің файлдарыңызды саралауға көмектеспесе де, сіз іздеген кезде оларға тапсырыс беруге көмектеседі. Сұрыптау басқару элементтерін пайдалану Word бағдарламасында немесе Windows Explorer бағдарламасында Ашу тілқатысу терезесіндегі файлдарды әліпби ретімен (немесе сандық) сұрыптауға болады, сонда олар файл атауында бірінші таңба бойынша сұрыпталады.
Бұл файлдарға арналған кеңестердің толық тізімі емес, бірақ бұл бастау үшін жақсы орын. Файлдарыңызды дәйекті түрде атау тәжірибесін бастағаннан кейін сіз өзіңіз үшін ең жақсы жұмыс істейтін жүйені дамытасыз және өзіңіздің кейбір шпиондарыңыз болуы мүмкін.