Файлдарды адамдармен бөлісу қалай қауіпсіз
SharePoint Online, Microsoft корпорациясының орналастырған бұлтқа негізделген қызметі Office 365 жоспарының бөлігі болып табылады немесе оны SharePoint Server бағдарламасына қосымша ретінде алуға болады. Жаңа және жаңартылған SharePoint Online қызметтерінің негізгі қызығушылығы интерактивті сұхбаттарды желіде жақсарту және құжаттарды жолға қою үшін оны оңай және қауіпсіз ету.
Егер бұрын SharePoint Online пайдаланушысыз болсаңыз, жаңартылған қызметтерді күте аласыз. SharePoint Online қазір мобильді телефондар мен планшеттерде пайдалануды және жіксіз әлеуметтік тәжірибені қамтиды. Сондай-ақ, Office 365 қызметіне Бизнеске арналған OneDrive, компьютерде немесе компания серверінде сақталған файлдармен синхрондау мүмкіндігін беретін бұлтқа құжат сақтау үшін OneDrive кәсіби нұсқасы кіреді.
Топтардағы рұқсаттарды және пайдаланушыларды ұйымдастыру
SharePoint Online бағдарламасында құжаттарды ортақ пайдалану рұқсаттары, қалаған пайдаланушы қатынасына сәйкес жасалады. SharePoint Online рұқсаттарының деңгейі мыналарды қамтиды:
- Келушілер - браузердегі құжаттарды қарау
- Мүшелер - құжаттарды өңдеңіз немесе енгізіңіз
- Меншік иелері - SharePoint Online сайтының толық бақылау рұқсаты бар
Келушілер келіп түсетін құжаттарды жүктеп алу үшін рұқсаттар «оқу» қатынасын қамтуы керек.
Белгілі бір пайдаланушы тобын немесе топтың бірлескен жұмысын жасау үшін жаңа топ атаулары құрылуы мүмкін. «Сайт дизайнерлері», «авторлар» және «Клиенттер» - мысалдар.
Ұйымыңыздан тыс құжаттарды ортақ пайдалану
Сыртқы пайдаланушылар әдетте мезгіл-мезгіл құжаттарды ортақ пайдаланғыңыз келетін жеткізушілер, кеңесшілер және тұтынушылар болып табылады.
Толық бақылау рұқсаты бар SharePoint Online иелері құжаттарды сыртқы пайдаланушылармен ортақ пайдалана алады. Құжаттарды ортақ пайдалану үшін рұқсаттарды тиімді басқару үшін Сыртқы пайдаланушыларды Visitor немесе Member пайдаланушы топтарына қосуға болады.
- Қонақ сілтемелерін бөлісіңіз. SharePoint Online құжат кітапханасынан құжаттарды қарау үшін қонақ сілтемесін электронды пошта арқылы бөлуге болады. Құжаттардың кез-келгенімен бөлісетін қаупін барынша азайту үшін сыртқы пайдаланушыларға кіруді талап ете аласыз. Бұл қадам қонақтардың сілтемелерін қамтамасыз ету үшін Келушілерге (немесе оқуға рұқсаты бар лицензиялық емес пайдаланушылардың) рұқсаттар тобын орнатуды талап етеді. анонимді пайдаланушылармен ашылған.
- Мүшелермен бөлісу. Егер сіздің сыртқы пайдаланушыларыңыз Office 365 жүйесіне жазылса немесе сіздің сайтыңыздың мүшелері болса, оларды ортақ құжаттарға қатынасудан бұрын кіруге болады. Бұл қадам сіз оларды мүше рұқсаттары тобына қосыңыз деп болжайды. Microsoft Office жоқ сыртқы пайдаланушылар файлды оқуға рұқсаты болған кезде жүктей алады.
- Бизнеске арналған OneDrive ішіндегі жалпы сілтеме бөлісіңіз. OneDrive қызметі - бұл қызмет жаңартылған болса, Office 365 қызметінде сақталған құжаттың сақтау орны. OneDrive бағдарламасы SharePoint Online құжатынан бөлек сыртқы жалпы пайдаланушылармен файлдарды ортақ пайдалану үшін жақсы қолданылады. OneDrive веб-торабынан немесе блогтан сілтеме ретінде жариялау үшін жалпыға қолжетімді қарау үшін құжаттың соңғы нұсқасы ретінде қарастырылуы мүмкін. SharePoint Online құжатты кітапханасы дерек көзі болуы мүмкін, сондықтан OneDrive бағдарламасын осы жолмен пайдалануды таңдасаңыз, екі аймақты бөлектеуге көмектесу үшін OneDrive көшірмесін жасаңыз.
- Ұйымыңыздағы құжаттармен бөлісу. Ішкі пайдаланушылар - ұйымыңыздағы немесе басқа бөлімшелердегі адамдар. Әдетте сіз топта жұмыс істеп, бірлесіп жұмыс істеп жатқаныңызға немесе интернеттегі құжаттарды басқа адамдарға білімнің немесе құжаттың нұсқасының ағымдағы күйін көруге байланысты құжаттарды ортақ пайдаланасыз.
- Мүшелермен бөлісу. SharePoint Online көмегімен Office 365 қызметін пайдалану Office Web Apps бағдарламасына қолжетімділікті қамтамасыз етеді, браузерге негізделген қарапайым қызмет құжаттарды онлайн жасау, өңдеу және ортақ пайдалану үшін пайдалануға болады. Microsoft Office бағдарламасы бар пайдаланушылар SharePoint Online бағдарламасында сақталған файлдармен өздерінің компьютерінен файлдарды синхрондай алады. Сондай-ақ, Microsoft Office жиынтығы бар пайдаланушылар SharePoint Online жүйесінен файлдарды және қалталарды дербес күйде жұмыс істеу үшін компьютерге немесе мобильді құрылғыға синхрондай алады.
- Немеймерлермен бөлісу. Ұйымыңыздағы барлығының барлығы Office 365 жүйесіне жазылымы жоқ деп есептесе, құжаттар рұқсат тобына байланысты бөлісе алады. Мысалы, сіздің ұйымыңыздағы атқарушы топтар сияқты емес немісшілер маркетингтік құжат кітапханасын бағалауды қажет етуі мүмкін, мұнда нарықтық ақыл-кеңес немесе тұтынушы тәжірибелері осы салада сақталады.
- OneDrive ішінен бөлісу. OneDrive қызметінен ішкі пайдаланушыларды файлдармен бөлісе аласыз. Құжаттарды SharePoint Online құжат кітапханасына жылжытпас бұрын OneDrive бағдарламасын эфирлік аймақ ретінде пайдалана аласыз.