Көптеген компаниялар Microsoft Word және Excel бағдарламаларында не істеуге болатындығын жақсы біледі, бірақ Microsoft Access бағдарламасының не істейтінін түсіну қиынырақ болады. Деректер базасын құру идеясы және оны сақтауға тырысады ресурстарды қажетсіз пайдалану. Дегенмен, шағын бизнес үшін бұл бағдарлама, әсіресе өсу мен ұйымды басқаруға келетін болсақ, бірнеше артықшылығы бар.
Microsoft Access бағдарламасы шағын компанияларға деректер мен жобаларды Excel немесе Word-ге қарағанда бақылайтын әлдеқайда сенімді әдісті ұсынады. Қолжетімділік Microsoft бағдарламаларының жиі қолданылатынына қарағанда көп уақыт алады, бірақ ол жобаларды, бюджеттерді және өсуді бақылау үшін ең көп қосылған. Шағын бизнесті салыстыру және талдау үшін іске қосу үшін қажетті барлық деректер бір бағдарламада сақталады, бұл кез-келген басқа бағдарламаларға қарағанда есептер мен диаграммаларды іске қосуды жеңілдетеді. Microsoft оқу үрдісін жеңілдету үшін бірнеше үлгілерді ұсынады және пайдаланушылар үлгілерді олар барған кезде теңшей алады. Microsoft Access негізін түсіну шағын бизнеске өздерінің күнделікті операцияларында толық құндылығын көруге көмектеседі.
Электрондық кестені пайдаланып жатсаңыз, Excel электрондық кестесін Access дерекқорына айналдыру оңай.
Клиенттер туралы ақпаратты сақтау
Дерекқор бизнеске әрбір клиентке немесе тапсырыс берушіге, оның ішінде мекен-жайға, ақпаратты тапсырысқа, шот-фактураларға және төлемдерге қажетті барлық ақпаратты қадағалауға мүмкіндік береді. Деректер базасы барлық қызметкерлер оған қол жеткізе алатын желіде сақталғанша, пайдаланушылар сенімді ақпараттың ағымдық болуын қамтамасыз етуі мүмкін. Клиенттік ақпарат әрбір шағын бизнес үшін маңызды болғандықтан, дерекқорды қорғауға болады. Деректер базасына пішіндерді қосу шағын бизнеске деректердің барлық қызметкерлердің дәйекті түрде енгізілуіне көмектеседі.
Пайдаланушылар бағдарламамен таныс болғандықтан, клиенттік мекенжайларды салыстыру сияқты қосымша бөлшектерді қосуға болады. Бұл қызметкерлер жаңа клиенттерге арналған мекенжайларды тексеруге немесе жеткізілімдерді жоспарлауға мүмкіндік береді. Ол сондай-ақ шот-фактураларды жасауға және электрондық поштаны немесе әдеттегі поштаны жіберуге және шот-фактуралардың қашан және қалай төленгенін бақылай алады. Access бағдарламасындағы тұтынушы деректерін жаңарту және сақтау электрондық кесте немесе Word құжатынан әлдеқайда сенімді және сол ақпаратты басқаруды жетілдіреді.
Қаржылық деректерді бақылау
Көптеген компаниялар бизнес қаржыларын қадағалау үшін бағдарламалық қамтамасыз етуді сатып алады, бірақ кішігірім бизнес үшін қажет емес, ол қосымша жұмыс жасауға ұмтылады. Шот-фактураларды жасауға және қадағалауға қоса, барлық бизнес шығындары мен транзакциялар сол бағдарлама арқылы жазылуы мүмкін. Outlook және Access бағдарламасын қамтитын толық Microsoft Office Suite бар компаниялар үшін Outlook бағдарламасындағы төлем еске салғыштары дерекқорға байланыстырылуы мүмкін. Еске салғыш пайда болған кезде пайдаланушылар қажетті төлемдерді жасай алады, Access бағдарламасында деректерді енгізе алады, содан кейін еске салғышты жабыңыз.
Кәсіпкерліктің өсіп келе жатқандығы соншалық, күрделі бағдарламалық жасақтаманы сатып алу қажет болуы мүмкін, ал олардың қаржылық деректерінің барлығы Access бағдарламасында сақталса, бұл бизнес артықшылығы бар. Көптеген басқа бағдарламалар Access бағдарламасынан экспортталатын деректерді орналастыра алады, бұл уақыт келгенде ақпаратты көшіруді жеңілдетеді.
Маркетинг және сатуды басқару
Access бағдарламасының ең аз пайдаланылатын, бірақ қуатты тәсілдерінің бірі маркетинг және сату туралы ақпаратты бақылау болып табылады. Деректер базасында бұрыннан бар клиент туралы ақпарат бар болса, сатылымдарға немесе арнайы ұсыныстарға қызығушылық танытатын адамдарға электрондық пошта, парақшалар, талондар және тұрақты почта жіберу оңай. Шағын бизнес кейін маркетингтік науқаннан кейін қанша бар клиенттердің жауаптарын қадағалай алады.
Жаңа тұтынушылар үшін барлық науқандарды бір орыннан жасауға және бақылауға болады. Бұл қызметкерлердің қазірдің өзінде аяқталған нәрсені көруге және не істеу керектігін немесе қандай шаралар қажет екенін оңайырақ етеді.
Өндіріс пен түгендеуді қадағалау
Клиентті қадағалауға ұқсас, инвентаризация, ресурс және қор туралы деректерді бақылауға қабілетті кез келген бизнес үшін маңызды. Access қоймаға жөнелтулер туралы деректерді енгізуді және белгілі бір өнімнің көбірек уақытына тапсырыс беру уақытын білуді жеңілдетеді. Бұл ұшақ бөліктері немесе белсенді фармацевтикалық ингредиенттер секілді өнімді аяқтау үшін бірнеше түрлі ресурстарды қажет ететін өндірушілер үшін аса маңызды.
Тіпті қызмет көрсету салаларында түгендеу жүргізуге тура келеді және барлық ақпарат бір жерде болуы керек, қай компьютерге қандай қызметкер тағайындалатындығын немесе офистік техниканың жаңаруы қажет болғанын анықтауды жеңілдетеді. Көлік құралдарын, мобильді құрылғыларды, сериялық нөмірлерді, тіркеу мәліметтерін, пайдаланушы журналдарын немесе жабдықтардың өмір сүру мерзімін қадағалайтын болсын, кішігірім кәсіпорындар өздерінің аппараттық құралдарын оңай қадағалай алады.
Бағдарламалық қамтамасыз етуді қадағалауға мүмкіндік беретін аппараттық құралдардан басқа. Тіркеуден және бағдарламалық қамтамасыз етуді нұсқалар туралы ақпаратты және пайдаланушыны пайдалануға рұқсат етілген компьютерлерден бизнеске өздерінің ағымдағы конфигурациялары туралы ақпараттарды жылдам және дәл түрде алуға қабілеті өте маңызды. Windows XP қолдауының жақында аяқталуы бизнес-компьютерлерде және құрылғыларда қандай бағдарламалық жасақтама мен операциялық жүйелердің бар екенін білу маңызды екенін еске салады.
Есептер мен талдауды іске қосу
Access бағдарламасының ең қуатты аспектісі - барлық деректерден есептерді және диаграммаларды жасау мүмкіндігі. Майкрософт корпорациясының кішігірім бизнестерге арналған электр станциясын жасайтын түрлі дерекқорларда сақталған барлық мәліметтерді жинақтай білу. Пайдаланушы ресурстардың ағымдағы шығындармен салыстыратын, болашақтағы маркетингтік науқанға арналған қорда қаншалықты бар екенін көрсететін диаграмма жасауға немесе төлемдердің артында қандай клиенттердің тұрғанын анықтайтын талдауды жасайтын есепті тез жасай алады. Сұраулар туралы қосымша білімі аз болса, кішігірім компаниялар деректерді қалай қарайтынын бақылауға алады.
Одан да маңызды Microsoft Access басқа Microsoft өнімдеріне қосылуы мүмкін. Шағын бизнес есептерді қарап шығып, клиент деректерін іздейді және Word бағдарламасында шот-фактураларды жасай алады. Пошта біріктіру тұрақты пошта әріптерін жасай алады, ал пайдаланушы бір уақытта Outlook бағдарламасында электрондық пошта жасайды. Мәліметтерге тереңірек қарау үшін деректерді Excel бағдарламасына экспорттауға болады және сол жерден көрме үшін PowerPoint бағдарламасына жіберіледі. Басқа Microsoft өнімдерінің барлығымен біріктіру, бизнеске қатысты барлық ақпаратты орталықтандыру үшін Access бағдарламасын пайдаланудың ең жақсы себебі болып табылады.