Электрондық кестедегі деректерді сүзу белгілі бір деректер көрсетілетіндей етіп шарттарды белгілеуді білдіреді. Бұл деректерді үлкен деректер жиынтығынан немесе деректер кестесінен нақты ақпаратқа жұмылдыруды жеңілдету үшін жасалады. Сүзу деректерді жоймайды немесе өзгертпейді; белсенді Excel жұмыс парағында қандай жолдар немесе бағандар ғана өзгереді.
Деректер жазбаларын сүзгілеу
Сүзгілер жұмыс парағындағы жазбалармен немесе деректер жолдарымен жұмыс істейді. Орнатылған шарттар жазбаның бір немесе бірнеше өрістерімен салыстырылады. Егер шарттар орындалса, жазба көрсетіледі. Егер шарттар орындалмаса, жазба деректердің қалған жазбаларымен бірге көрсетілмеуі үшін сүзіледі.
Деректерді сүзу сүзгіленген-сандық немесе мәтіндік деректердің түріне байланысты екі түрлі әдісті қолданады.
Сандық деректерді сүзу
Сандық деректерді төмендегілер негізінде сүзуге болады:
- деректер белгілі бір санға тең бола ма
- деректер белгілі бір саннан көп немесе азырақ бола ма
- деректер тұтастай алғанда деректердің орташа мәнінен жоғары немесе төмен
Мәтіндік деректерді сүзгілеу
Мәтіндік деректерді төмендегілер негізінде сүзуге болады:
- деректер белгілі бір сөзге сәйкес келе ме
- деректер бір немесе бірнеше әріптері бар сөз болып табыла ма
- деректер алфавиттің белгілі бір әріпімен басталатын немесе аяқталатын сөз бола ма
Сүзілген жазбаларды көшіру
Жазбаларды уақытша жасырудан басқа Excel бағдарламасы қажетті деректерді жұмыс парағының бөлек аймағына көшіру параметрлерін береді. Жиі бұл процедура сүзілген тізімнің тұрақты көшірмесі қандай да бір іскери талапқа сай болғанда жасалады.
Сүзгілеуге арналған үздік тәжірибелер
Сүзілген деректермен жұмыс істеудің ең жақсы тәжірибелік нұсқауларын орындау арқылы өзіндік қиындықты сақтаңыз:
- Егер бұл үшін жақсы себеп жоқ болса, сүзгілермен белсенді электронды кестені қырмаңыз. Басқа пайдаланушылар файлдың сүзгіленгенін байқамауы мүмкін.
- Бір уақытта бірнеше бағандарда сүзуге болады, бірақ бұл сүзгілер эксклюзивті емес, қоспалар болып табылады. Басқаша айтқанда, Калифорния штатындағы барлық адамдарға және 60 жастан асқан адамдарға көрсету үшін контактілер тізімін сүзгілеу Калифорнияда 60-тан асқандардың барлығын береді. Мұндай сүзгі сізге 60 жастағы немесе калифорниялықтарды көрсетпейді.
- Кешенді мәтін сүзгілері жұмыс істейді, сондай-ақ негізгі деректер береді. «Мазасыздық» деректері бұрмаланған немесе дұрыс емес болуы мүмкін сүзілген нәтижелерге әкеледі. Мысалы, Иллинойс штатында тұратын адамдарға арналған сүзгілеу «IL» -де тұратын немесе «Ильиной» немесе «Илленойс» тобында тұратын адамдарды ұстамайды.
- Сүзілген деректерді сұрыптағанда сақ болыңыз. Ішінара сүзілген деректерді сұрыптау дерек файлын қайта құрылымдауға әкеледі - әдетте жағдай жақсы болдырмайды. Сүзілген деректер жиынтығын сұрыптау керек болса, сүзілген деректерді жаңа жұмыс парағына көшіріп, оны сұрыптаңыз.