Электронды кесте мен дерекқор арасында айырмашылықты азайту
Компаниялардың себептерінің бірі Microsoft Access-ды пайдаланудың керегі жоқ, электрондық кесте мен дерекқор арасындағы айырмашылықты түсіну болмауы. Көптеген адамдар клиенттің ақпаратын, сатып алу тапсырыстарын және электронды кестедегі жобаның мәліметтерін қадағалау олардың қажеттіліктеріне сәйкес келетініне сенеді. Соңғы нәтиже - бұл конфигурацияны бақылауды сақтау қиын, файлдар жемқорлықтан айырылып қалады, ал қызметкерлерге кездейсоқ ақпараттың үстінен жазылады. Дерекқордың күші мен пайдалануы туралы аз білетін болсаңыз, шағын бизнеске электрондық кесте жұмысқа жеткілікті болғанда және дерекқорды құру қажет болғанда көру оңайырақ.
Дерекқордың не екенін түсіну маңызды. Көптеген адамдар бұрынғы дерекқорларға, мысалы, қоғамдық кітапханадағы сияқты, қолдана алады, бірақ оларды жай ғана пайдалану электрондық кестелер мен дерекқорлардың әр түрлі екенін түсіндірмейді. Дерекқорлар туралы бірнеше минут жұмсауды салыстыру түсінікті жасауға көмектеседі.
Деректерді ұйымдастыру
Электрондық кесте мен деректер базасы арасындағы ең айқын айырмашылық деректердің ұйымдастырылуы мүмкін. Егер деректер салыстырмалы түрде тегіс болса, онда электрондық кесте өте жақсы. Тегіс кестенің ең жақсы екенін анықтау әдісі барлық деректер нүктелерінің кестеге немесе кестеге оңай қойылуы туралы сұрауға бола ма? Мысалы, егер компания бір жыл бойы ай сайынғы табысты қадағалауды қаласа, электрондық кесте өте жақсы. Электрондық кестелер бірнеше негізгі нүктелердің орындалуын бейнелейтін бірдей деректер түрін өңдейді.
Салыстыру үшін деректер базасында реляциялық деректер құрылымы бар. Егер пайдаланушы деректерді тартып алса, көптеген мәселелерді қарастыруға болады. Мысалы, егер компания өзінің айлық табысын қадағалауға және оларды бәсекелестерге соңғы бес жылда салыстырғысы келсе, бұл деректер нүктелері арасында байланыс бар, бірақ бір фокус емес. Нәтижелерді есепке алу үшін бірыңғай кесте жасау, мүмкін болмаса, қиын болады. Деректер базасы пайдаланушыларға есептерді генерациялауды және сұрауларды іске қосуды жеңілдетуге арналған.
Деректердің күрделілігі
Деректерді электрондық кестеде немесе дерекқорда сақтау керек екендігін салыстырудың ең оңай жолы - деректердің қаншалықты күрделі екендігін қарау. Бұл пайдаланушы әлі де анық емес болса, деректердің қалай ұйымдастырылу керектігін түсіндіруге көмектеседі.
Электрондық кесте деректері қарапайым. Оны бір кестеге немесе диаграммаға оңай қосуға болады және ақпаратты алып тастамастан, презентацияға қосылады. Оны сақтау оңай, себебі бірнеше негізгі сандық мәндер. Егер бірнеше жолдар мен бағандар қажет болса, деректер электрондық кестеде жақсы сақталады.
Деректер базасында дерекқордағы басқа деректермен кейбір қатынастары бар деректердің әртүрлі типтері бар. Мысалы, компаниялар өздерінің клиенттері туралы атаулардан және мекенжайлардан тапсырыс пен сатылымға дейін айтарлықтай деректерді сақтайды. Егер пайдаланушы электрондық кестеге мыңдаған жолдарды бөлуге тырысса, деректер базасына көшу керек.
Деректерді қайталау
Деректерді жаңарту қажет болғандықтан, дерекқор қажет дегенді білдірмейді. Бірдей мәліметтер қайталанатын болады ма? Келесі іс-шараларға немесе іс-әрекеттерге мүдделі бизнес бар ма?
Егер деректер нүктелері өзгерсе, бірақ деректер түрі бірдей және бір оқиғаны қадағаласа, бұл ақпарат тегіс болуы мүмкін. Мысал - бір жылдың ішінде сату көлемі. Уақыт өзгереді және сандар ауытқып, деректер қайталанбайды.
Егер деректердің кейбір бөліктері тұтынушы туралы ақпараттар сияқты өзгеріссіз қалса, басқалары өзгеріп отырады, мысалы, тапсырыстардың саны мен төлемдердің уақтылығы сияқты, іс-әрекеттер қадағаланады. Бұл деректер базасын пайдалану керек. Әрекеттер әртүрлі құрамдастардан тұрады және оларды бақылауға тырысып, дерекқор қажет.
Деректердің негізгі мақсаты
Электрондық кестелер әртүрлі аспектілерді қадағалауды қажет етпейтін бірнеше уақыттағы оқиғаларға арналған. Мұрағатталмас бұрын көрсетілімге арналған бір немесе екі кестені немесе кестені қажет ететін жобалар үшін электрондық кесте - ең жақсы тәсілі. Егер топ немесе компания нәтижелерді есептеп, пайыздарды анықтай алса, онда электрондық кестелер ең пайдалы болып табылады.
Деректер базасы деректерді қайта-қайта пайдаланатын ұзақ жобалар үшін. Егер ескертулер мен ескертулер қажет болса, деректер дерекқорға көшірілуі керек. Электрондық кестелер мәліметтерді бақылау үшін жасалмады, бірнеше негізгі сандық нүкте.
Пайдаланушылар саны
Пайдаланушылардың саны электрондық кестені немесе дерекқорды қолданудың шешуші факторы болуы мүмкін. Егер жоба көптеген пайдаланушыларға деректерді жаңартуға және өзгерістер енгізуге мүмкіндігі болса, бұл электрондық кестеде жасалмауы керек. Электрондық кестемен тиісті конфигурациясын басқаруды қолдау әлдеқайда қиын. Егер деректерді жаңарту үшін бірнеше адам бар болса, әдетте үш-алты арасында электрондық кесте жеткілікті болуы керек (бірақ онымен алға жылжудың алдында ережелерді орнатқаныңызға көз жеткізіңіз).
Егер жобадағы немесе барлық бөлімшелердегі барлық қатысушылар өзгерістер енгізу қажет болса, деректер базасы жақсы таңдау болып табылады. Тіпті компанияда кішігірім болса да, қазір бір немесе екі адам бар болса да, бес жыл ішінде қанша адам осы бөлімде жұмыс істей алады және олардың бәрі өзгеріс енгізу керек пе? Қатынасқа мұқтаж пайдаланушылар саны неғұрлым көп болса, деректер базасы неғұрлым жақсы болса, соғұрлым жақсы мүмкіндік.
Сондай-ақ, деректер қауіпсіздігін есепке алу керек. Дерекқорлар қауіпсіздікті қамтамасыз ету қажет көптеген құпия ақпарат болса, қауіпсіздікті қамтамасыз етеді. Жоспар жасамас бұрын, дерекқорды жасамас бұрын ескеру қажет қауіпсіздік мәселелерін оқыңыз.
Егер сіз суға түсуге дайын болсаңыз, саяхатқа кірісу үшін кестелерді дерекқорға түрлендіру туралы біздің мақаланы оқыңыз.