Сіз пайдаланып отырған Microsoft Office нұсқасына байланысты ол әртүрлі бағдарламаларды қамтуы мүмкін. Негіздік ұсыныс әдетте Word, Excel, PowerPoint және Outlook бағдарламаларын қамтиды. PowerPoint ешқандай тән қауіпсіздікті ұсынбайды, бірақ Word, Excel және Outlook барлық шифрлау деңгейін қамтамасыз етеді.
Word құжаттарын қорғау
Microsoft Word құжаттарына (Word 2000 және одан жаңа) файлды сақтау кезінде қауіпсіздіктің жоғары деңгейін таңдай аласыз. Жай ғана «Сақтау» дегенді басудың орнына Файл , содан кейін Басқаша сақтау пәрменін таңдаңыз және мына қадамдарды орындаңыз:
- Файлдарды сақтау диалогтық терезесінің жоғарғы оң жақ бұрышындағы Құралдар түймешігін басыңыз
- Қауіпсіздік параметрлерін басыңыз
- Қауіпсіздік параметрлері жолағы түрлі параметрлерді ұсынады:
- Құпия сөзсіз файлдың толық қолжетімді болмауын қаласаңыз, құпия сөзді енгізу үшін парольді енгізуге болады
- Word 2002 және 2003 нұсқаларында құпия сөз жолының жанындағы Қосымша түймесін басу арқылы шифрлаудың неғұрлым жоғары деңгейін таңдауға болады
- Құпия сөзді басқа адамдарға файлды ашу үшін оң болса, өзгерткіңіз келсе, құпия сөзді енгізуге болады, бірақ сіз файлға өзгертулер енгізе алатын адамды шектейсіз
- Қауіпсіздік параметрлері терезесінің төменгі жағында құжаттың құпиялылығын қорғау үшін кейбір таңдаулар бар:
- Жеке мәліметтерді файл сипаттарынан сақтаңыз
- Қарап шыққан өзгерістерді немесе ескертулерді қамтитын файлды сақтаудан немесе жіберуден бұрын ескертіңіз
- Біріктіру дәлдігін жақсарту үшін кездейсоқ санды сақтаңыз
- Ашылғанда немесе сақтағанда жасырын белгілеу көрінеді
- Қауіпсіздік параметрлері жолағын жабу үшін OK түймешігін басыңыз
- Файлыңыздың атын таңдап, Сақтау түймешігін басыңыз
Excel файлдарын қорғау
Excel бағдарламасы Microsoft Word бағдарламасына өте ұқсас қорғау стилін ұсынады. Файлды , Басқаша сақтау пәрменін таңдап, мына қадамдарды орындаңыз:
- Файлдарды сақтау диалогтық терезесінің жоғарғы оң жақ бұрышындағы Құралдар түймешігін басыңыз
- Жалпы опцияларды басыңыз
- Құпия сөзсіз файлдың толық қолжетімді болмауын қаласаңыз, құпия сөзді енгізу үшін парольді енгізуге болады
- Күшті шифрлау деңгейін таңдау үшін құпия сөз жолының жанындағы Қосымша түймесін басуға болады
- Құпия сөзді басқа адамдарға файлды ашу үшін оң болса, өзгерткіңіз келсе, құпия сөзді енгізуге болады, бірақ сіз файлға өзгертулер енгізе алатын адамды шектейсіз
- Жалпы опцияларды жабу үшін OK түймешігін басыңыз
- Файлыңыздың атын таңдап, Сақтау түймешігін басыңыз
Outlook PST файлдарын қорғау
Кіріс немесе шығыс электрондық пошта хабарларын және олардың файл тіркемелерін нақты цифрлық қолтаңбалау және шифрлау - бұл басқа уақытта түсіндірілетін жеке мәселе. Дегенмен, Microsoft Outlook қалталарыңыздан деректерді PST файлына экспорттауыңыз мүмкін болса, деректерді басқалар қол жеткізе алмайтынына кепілдік беруіңізге болады. Мына қадамдарды орындаңыз:
- Файлды басыңыз
- Импорттау және экспорттау таңдаңыз
- Файлға экспорттау параметрін таңдап , Келесі түймешігін басыңыз
- Жеке қалта файлын (.pst) таңдап, Келесі түймешігін басыңыз
- Экспорттағыңыз келетін қалтаны немесе қалталарды таңдаңыз (және қаласаңыз, ішкі қалталарды қосу үшін құсбелгіні таңдаңыз), содан кейін Келесі түймешігін басыңыз.
- Шығару жолын және файл атауын таңдап, экспорттау файлыңыздың параметрлерін таңдап, Аяқтау түймешігін басыңыз
- Экспортталған элементтермен көшірмелерді ауыстырыңыз
- Қайталанатын элементтерді жасауға рұқсат ету
- Көшірме элементтерді экспорттамаңыз
- Шифрлау параметрі астында келесі опциялардың бірін таңдаңыз
- Шифрлау жоқ
- Сығылмайтын шифрлау
- Жоғары шифрлау
- Экранның төменгі жағында шифрланған PST файлын ашу үшін қолданылатын құпия сөзді енгізіңіз (парольді өзіңіз ойлағандай етіп жазғаныңызды тексеру үшін екі жолақта да сол құпия сөзді енгізіңіз, әйтпесе сіз өзіңіздің жеке файл)
- Құпия сөз тізімінде осы құпия сөзді сақтау немесе сақтамау параметрін таңдаңыз
- Файлды экспорттауды аяқтау үшін OK түймешігін басыңыз
(Энди О'Доннелл өңдеген)