Үй кеңсесін (немесе сіздің үйіңізде) ұйымдастыру туралы қағаз құжаттарды сандық көрсетудің үлкен көмегі болуы мүмкін көптеген себептер бар. Ең алдымен, жәшіктер мен файлдарға салынған қосымша қағаздардан құтыла аласыз немесе құнды үстел кеңістігін жинай аласыз.
Сандық файлдар (тіпті PDF-тері) әдетте принтермен келген оптикалық таңбаларды тану (OCR) бағдарламалық жасақтамасын пайдаланып, іздеуге болатын файлдарға түрлендіре алады (HP компаниясы OCR қалай жұмыс істейтінін түсіндіретін өте әдемі бейне және оны қалайша жеңілдетуге көмектеседі? Сіздің өміріңізді жеңілдету).
Бұл дегеніміз, сіздің ақпаратыңыз ешқандай бөлмені алып қоймай, қағазға қарағанда қарағанда оңайырақ. Сондай-ақ, өзіңізге ұнайтын сандық файлдарды - CD немесе DVD дискілерде, флеш-дискілерде, онлайн сақтау қоймасында немесе жоғарыда аталғандардың бәрін сақтауға болады. Сондықтан сіз бір нәрсе қажет болғанда, қолыңыздың үстіне қол жеткізе алатыныңызға сенімді бола аласыз.
Үй файлдарын цифрлауды бастаған кезде, өміріңізді жеңілдететін файлдардың ұйымдастырылған жиынтығын жасаудың тамаша уақыты. Қажетті құжаттардың санаттары туралы ойлап көріңіз және әрқайсысы үшін қалта орнатыңыз. Бір қалтада кредиттік карточкалардың түбіртектері; автокөлікті сақтандыру құжаттары басқа; телефон шоттары, азық-түлік түбіртектері, үй жөндеуге арналған төлемдер және т.б., әрқайсысына бөлек қалталар берілуі мүмкін. Әрбір қалта ішінде әр жыл (немесе ай) үшін ішкі қалталарды жасаңыз. Ұйымдастырылған жүйемен бастау оңайырақ, одан кейін сіз жаңа құжатты жаңа файлды сканерлеген кезде әрдайым жүйені қайта реттеуге тырысқаннан гөрі дұрыс файлға қосыңыз.
Сканеріңіз немесе принтеріңіз OCR бағдарламалық жасақтамасымен (ABBYY FineReader бағдарламалық жасақтамасы мен тестілеуді жүзеге асыратын көптеген принтерлер мен сканерлермен бірге жеткізілген сияқты) көз жеткізгеніне көз жеткізіңіз. Егер сіз ештеңе таба алмасаңыз, дүрбелең емес. Windows-ды пайдаланғаныңызша, сіздің компьютеріңізде бұрыннан бар озық OCR бағдарламалық құралы бар әлдеқашан жақсы мүмкіндік бар. Сіз жасаған салқын OCR бағдарламалық жасақтамасы редакцияланатын құжаттарды жасау үшін сканермен бірге сол бағдарламалық жасақтаманы табу және пайдалану процесін басқарады.
Әрине, бұл тағы бір маңызды мәселені тудырады: егер сіз осы жұмысты жасасаңыз, кем дегенде құжаттарды сканерлеу керек. Бұл қымбат немесе қиял болмауы керек. Егер сізде жоқ болса, енді біреуді іздеуге жақсы уақыт; осы суреттерді сканерлер мен шолғыштардан бастаңыз, кейбір жақсы сатып алу үшін. Егер сіз бөлек сканерді қажет етпесеңіз, барлық арзан барлық принтер бұл жұмысты өте жақсы жасайды.
Міне, осылай қиын мәселе. Жүйені орнату өте қиын емес; құжаттарды сканерлеу тым қатал болмайды. Жаңа түсімдер немесе құжаттарды алу кезінде сіз оны автоматты түрде жасайтынына көз жеткізу қиын. Әйтпесе, қағаздар қайтадан қаптата бастайды, және сіз өзіңіздің уақытыңызды жоғалтқандай сезінесіз. Сондықтан онымен тығыз байланыста болыңыз!