Сізге білу керек нетекет
Әр ай сайын кейбір іскери қарым-қатынастар үшін электронды поштаны пайдаланса да, кейбіреулеріміз электронды поштаны біздің кәсіби жұмысымызды жасайтын күнделікті құрал ретінде пайдаланады. Біз тұтынушылармен, командалық команданттармен, бастықтармен және жаңа жалдаушылармен немесе жаңа жұмыс берушілермен байланысу үшін электрондық поштаны пайдаланамыз. Иә, бұл адамдар бізге нақты және кәсіби жазбаша хабарлама жасау қабілетіміз арқылы бізді соттайды.
Электрондық пошта этикеті немесе «netiquette» бүкіл әлем бойынша 27 жыл бойы болды. Нетекет - электрондық поштаңыздағы құрмет пен құзыреттілікті көрсетудің кеңінен қабылданған нұсқаулықтарының жиынтығы. Өкінішке орай, бизнестің параметрлері үшін электронды хат-хабарларды үйренуге ешқашан уақыт таппаған адамдар бар. Тіпті нашар: электронды пошта нетекетін мәтіндік хабар алмасудың бос және бейресми стилімен шатастыратын адамдар бар.
Нашар дайындалған электрондық пошта клиентпен немесе жоғары немесе әлеуетті жұмыс берушімен сеніміңізді жоғалтпасын. Міне, сізге жақсы қызмет ететін электронды пошта нормативтік ережелері және жұмыс орнында сізді ыңғайсыздандыру.
01-тен 10-ке дейін
Электрондық пошта мекенжайын жібермес бұрын жасаған ең соңғы әрекет ретінде енгізіңіз.
Бұл қарама-қарсы болып көрінеді, бірақ бұл тамаша нысан. Электрондық пошта мекенжайларын электрондық пошта тақырыбына қоспас бұрын сіз жазбаңыздың және түзетулердің соңына дейін күте тұрыңыз. Бұл әдіс сізге мазмұнды және редакциялауды аяқтамас бұрын хабарламаны кездейсоқ түрде жіберудің ыңғайсыздығын сақтайды.
Бұл, жұмысқа өтінім беру, тұтынушының сұрағына жауап беру немесе жаман жаңалықтарды сіздің командаңызға жіберу сияқты маңызды мазмұнды бар ұзақ электрондық пошта үшін аса маңызды. Бұл жағдайларда, электрондық поштаның мекен-жайын кейінге қалдыру қауіпсіздікті сіздің пікіріңізді жинап, сөзіңізді ақыл-ойыңызға оралу үшін электрондық поштаңыздан біраз уақыт кетуіңіз керек.
Егер сіз электрондық поштаға жауап беріп жатсаңыз және мазмұнның сезімталдылыққа ие екендігін қарастырсаңыз, жіберуге дайын болғанша алушының электрондық пошта мекенжайын уақытша жойыңыз, содан кейін мекен-жайды кері қосыңыз. Сондай-ақ, алушының электрондық пошта мекенжайын Блокнот файлы немесе OneNote бетіне қиыстыру және қою, электрондық поштаны жазу және электрондық поштаның мекен-жайын қайтадан қоюға және қоюға болады.
Осыған сеніңіз: авторландыру кезінде бос электрондық пошта мекенжайы бір күнде елеулі қайғыдан құтқарады!
02-тен 10-ға дейін
Дұрыс адамға электрондық поштаны жібергеніңізді үш рет тексеріңіз.
Бұл үлкен компанияда немесе үкіметтік бөлімде жұмыс істегенде өте маңызды. Сіз «Mike» немесе «Heather» немесе «Mohammed» -ге хат жіберген кезде сіздің электрондық поштаның бағдарламалық жасақтамасы сізге толық мекен-жайын болжамды түрде енгізуді қалайды. Осындай танымал атаулар сіздің компанияңыздың мекенжай кітабында көп нәтижелерге ие болады және сіз кейінірек сіздің вице-президентіңізге қиындықсыз жібере аласыз немесе бухгалтерлік есепте төмен адамдарға құпия жауап аласыз.
Жоғарыдағы # 1 нормативтік ереже арқасында сіз соңына дейін апарып тастадыңыз, сондықтан үш рет - алушының электрондық пошта мекен-жайын тексеруді жіберуден бұрынғы соңғы қадамыңыз сияқты жұмсақ болуы керек!
03 10
«Барлығына жауап беріңіз», әсіресе үлкен компанияда.
Ондаған адамға жіберілген хабар таратылған кезде, жіберушіге тек жауап беру ақылды. Бұл, егер ол үлкен тарату тізімдерімен таратылатын компания болса, бұл дұрыс.
Мысалы: бас менеджер бүкіл компанияны оңтүстікке қарай паркингке жібереді және ол қызметкерлерден төлейтін қызметкерлердің нөмірленген және тағайындалған дүңгіршектерін құрметтейді деп сұрайды. Егер сіз «барлық жауаптар» пәрменін бассаңыз және басқа қызметкерлер сіздің жеке көлігіңізге қол сұғып, бояуыңызды сызып тастасаңыз, сіз өзіңіздің мансаптық жетістіктеріңізді компания шмакты бола аласыз.
Ешкім оларға қолданылмайтын хабарларды алғысы келмейді . Сонымен қатар, ешкім топқа шағымдана алмайды немесе шағымның форматында жазылған жеке арызыңыз туралы естуді ешкім бағалайды.
Бұл қателіктерден аулақ болыңыз және жөнелтушіге жеке жауап ретінде әдепкі әрекет ретінде пайдаланыңыз. Төменде №9 ережені де көріңіз.
04 of 10
Кездейсоқ сөйлемдердің орнына кәсіби сәлемдесуді пайдаланыңыз.
Кәсіби электрондық поштаны іске қосудың ең жақсы жолы - төмендегі нұсқалардың бірі:
Қайырлы күн, ханым Чандра ханым.
2. Сәлеметсіз бе, жобалық топ пен еріктілер.
3. Сәлем, Дженнифер.
Қайырлы таң, Патрик.
Ешбір жағдайда, кәсіби электрондық поштаны бастау үшін келесілерді қолданбаңыз:
1. Эй,
2. Sup, команда!
3. Hi, Джен.
4. Морин, Пат.
«Хэ», «йо», «суп» сияқты сөйлесу сөздері сізге мейірімді және жылы көрінуі мүмкін, бірақ олар іс жүзінде іскерлік жағдайдағы сеніміңізді бұзады. Сіз басқа адамдармен сенімді қарым-қатынаста болғаннан кейін, осы сөздіктерді сөйлесу барысында қолдана аласыз, бірақ бұл сөздерді бизнес электрондық поштамен пайдалану дұрыс емес.
Бұған қоса, 'mornin' сияқты емле қысқартуларын қабылдау жаман емес. Біреудің есімін қысқартатын өте жаман нәрсе (Дженнифер -> Джен), егер ол сізден бұл туралы нақты сұраған жоқ.
Кез-келген интеллектуалдық іскери қарым-қатынастардағыдай, тым формальды болуға және этикетке және құрметке сенетіндігіңізді көрсете отырып, қателеседі.
05 of 10
Әрбір хабарды дәлелдеу, сіздің кәсіби беделіңіз оған байланысты болды.
Шын мәнінде, сіздің беделіңіз нашар грамматика, жаман емле және дұрыс таңдамаған сөздерден оңай бұзылады.
Сіз өзіңіздің математиканы, Алма-ны тексеруді қажет етсеңіз , « Металлыңызды , Аланы » тексеруді кездейсоқ жіберсеңіз, сіздің кәсібилігіңіздің хитке қалай түсетінін елестетіп көріңіз. Немесе « ертең сұхбат жүргізе аламын» деген сөзді « Мен ертеңгі күні сөйлесемін » деп айтсаңыз .
Жіберген әрбір электрондық поштаны дәлелдеу; бұл сіздің кәсіби беделіңізге байланысты.
06-дан 10-ке дейін
Қысқаша және анық тақырып сызығы ғажайыптарға жетеді (және оқуға көмектеседі).
Тақырып жолы кейінірек оңай табылуы үшін байланыс үшін тақырып және электрондық поштаңызды қорытындылау және тегтеу әдісі болып табылады. Ол мазмұнды және кез-келген әрекетті нақты анықтап алу керек.
Мысалы, тақырып сызығы: «кофе» анық емес.
Оның орнына, «Кофе преференцияларын баптаңыз: сіздің жауапыңыз қажет»
Екінші мысал ретінде « Сіздің сұрауыңыз » тақырыбындағы сызық тым айқын емес.
Оның орнына: « Паркингке қатысты сұранысыңыз: қосымша мәлімет қажет» сияқты айқын тақырып жолын қолданыңыз.
07 ішіндегі 10
Тек екі классикалық қаріптерді қолданыңыз: Arial және Times роман нұсқалары, қара сиямен.
Электронды поштаңыздың сәнді қаріптері мен түстерін қызықты етіп жасау үшін, сіз 12-pt немесе 10-pt Arial немесе Times New Roman-ды пайдалануды жақсы көресіз. Тахома немесе Калибри тәрізді нұсқалары да жақсы. Егер сіз белгілі бір фразаға немесе оқға назар аударатын болсаңыз, онда қызыл сия немесе қалың қаріп қалыпты жағдайда өте пайдалы болуы мүмкін.
Мәселе мынада, сіздің электрондық поштаңыз бітімсіз және немқұрайлы бола бастайды немесе сіз өзіңіздің мэрлеріңізді немесе бұзылған көзқарасыңызды жеткізе бастайсыз. Бизнес әлемінде адамдар коммуникацияны сәндік емес және алаңдататын емес, сенімді және айқын және қысқаша хабардар етуді қалайды.
08-тен 10-ға дейін
Сарказмадан және теріс / нәзік қоңыраулардан аулақ болыңыз.
Электрондық пошта әрқашан вокальды және дене тілін жеткізе алмайды. Сіздің ойыңызша, тікелей және қарапайым, сіздің электрондық поштаңызға енгізілгеннен кейін қатал және орташа мәнге ие болуы мүмкін. «Ыңғайлы» және «рахмет» сөздерін пайдаланбау теріс ағымды тудырады. Сіз юмор мен жарық деп санайтын нәрселер, шын мәнінде, нәзік және дөрекі болуы мүмкін.
Электрондық поштаға құрметпен сөйлейтін және жанашырлықты жеткізе отырып, тәжірибе мен тәжірибе көп. Бұл электрондық поштаны өзіңізге, тіпті оны жіберуден бұрын басқа біреуге оқығанда көмектеседі. Электрондық пошта туралы кез келген нәрсе орташа немесе қатал болса, оны қайта жазыңыз.
Егер электрондық поштаңызда қандай да бір нәрсе туралы сөйлесуді жалғастыра бермесеңіз, телефонды алып, сұхбаттасыңыз деп жауап беріңіз.
Есіңізде болсын: электрондық пошта мәңгі және бұл хабарды жібергеннен кейін, оны ешқашан кері тарта алмайсыз.
09-дан 10-ке дейін
Әлем сіздің электрондық поштаңызды оқиды делік, сондықтан сәйкесінше жоспарлаңыз.
Шындығында, электрондық пошта мәңгі. Оны бірнеше секунд ішінде жүздеген адамға жіберуге болады. Оны құқық қорғау органдары мен салық аудиторлары тергеу болған кезде шақыруы мүмкін. Ол тіпті оны жаңалықтарда немесе әлеуметтік медиада жасауға болады.
Бұл кең және қорқынышты жауапкершілік, бірақ біз бәріміз бірдей атқаратын жұмысымыз: электрондық поштаңызда жазғандарыңыз көпшілікке мәлім болады. Сөздеріңізді мұқият таңдаңыз, және егер сіз оны қайтадан итеруге мүмкіндік бар деп ойласаңыз, онда хабарды мүлдем жібермеңіз деп ойламаңыз.
10-дан 10-ға дейін
Әрқашан қысқа «рахмет» және қолтаңба блогымен аяқталады.
«Рақмет» және «сұраймыз» сияқты шикізаттың күші шексіз. Сондай-ақ, сіздің кәсіби қолтаңбаңызды қосу үшін қосымша секундтар томдыққа мұқият танысу туралы және сіздің атыңыз бен байланыс ақпаратын мөртабан арқылы байланыстарыңыздың иеленуіне ие боласыз.
Сәлем, Шайлеш.
TGI Sportswear-да біздің кесте кестемізге қатысты сұрағыңызға рахмет. Мен сіздермен телефонда сөйлескеніңізге қуаныштымын, сіздердің командаларыңыз үшін біздің спорттық күртешелердің нұсқалары туралы көбірек білуге болады. Сондай-ақ, осы аптада біздің көрмеге келуіңізге болады, мен сізге өз үлгілерімді жеке көрсете аламын.
Сізді қандай нөмірге шақыра аламын? Мен бүгін 13.00-ден кейін сөйлесуге дайынмын.
Рақмет сізге,Пол Джилес
Клиенттерге қызмет көрсету департаментінің директоры
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
«Сіздің брендингіңіз біздің назарымызда»