Ұзын электрондық пошта хабарлары қорқынышты көрінеді және ұзын параграфтардың ұзын дәйектілігі, мүмкін, ұзаққа созылған сөйлемдерді қосқанда, тоқтамайтын, бірақ еш жерде де бармаған сияқты емес - сөйлемге мән бермей, әртүрлі және кейде мүмкін болатын түсініктемелермен шатастыруға болады - алушы тек хабар болғанымен, алайда, шамамен үш сөйлемді - үш сыпайылықты, қысқаша және нақты сөйлемдерді ескере отырып, әлдеқайда аз оқи алады.
Егер сіз жоғарыдағы абзацты оқымаған болсаңыз, онда сіз бұл мәселені білдіңіз.
Электрондық хаттарды сақтау
Сондықтан әдетте жақсы идея
- электрондық пошта хабарларын мүмкіндігінше қысқа мерзімде сақтаңыз.
Әрине, бұл сіздің хабарламаңызды кез-келген бағамен қию керек дегенді білдірмейді.
Қажет болғанынша жазу
Қажетті және сәйкесінше ұзын және қанша жазыңыз. Бизнес электрондық пошта үшін қысқа болуы маңызды.
Жеке электрондық пошта хабарлары гүлденген және ұзағырақ болуы мүмкін. Ашықтық үшін, азырақ және қарапайым сөздер әлі де жақсы.
Bullet Points пайдалану
Егер сізде жазуға көп нәрсе болса:
- Хабарламаңызды оқ атауына бөліңіз.
- Әр нүктені сіз қабылдағыңыз келетін іс-әрекеттің қысқа тұжырымымен бастаңыз.
- Маңызды ақпарат сіздің хабарламаңызда немесе кез келген нүктесінде ет жасырын емес екеніне көз жеткізіңіз.
Хабарға бір әрекет
Сізге қажет нәрсені біріктірмеңіз немесе алушыға бір хабарды айтқыңыз келмейді. Сондай-ақ:
- Алушыдан сұрайтын негізгі әрекеттер үшін жаңа хабарды бастаңыз.
Бұл алушының электронды поштаны өңдеуін және қажетті әрекеттерді аяқтауды жеңілдетеді. Прецедент орнату арқылы, олар сізге хабарлар үшін бірдей әдісті қолдана алады - сізде электрондық поштаны өшіру оңай болады.